Dunning brev
Ett dunning-brev är ett meddelande som skickas till en kund om att det är försenat att betala ett kontofordran till avsändaren. Dunning brev följer vanligtvis en utveckling från artiga påminnelser till strängare krav på betalning, om kunden fortfarande inte svarar på att betala. De första brev som skickas till en kund bör vara artiga, med teorin att kunden helt enkelt har förbisett betalning, och företaget vill behålla sin goodwill för framtida affärer.
Men när mer tid går, börjar företaget ändra sitt antagande om att göra ytterligare affärer med kunden och tenderar därför att bagatellisera mängden kunds goodwill som det vill behålla till förmån för betalning nu. Oavsett brevet anger det alltid det förfallna beloppet, datumet för den obetalda fakturan, numret på fakturan och eventuella böter eller ränteböter.
Vid något tillfälle efter det normala betalningsdatumet kommer effektiviteten att utfärda dunningbrev att minska, så att ett företag avbryter användningen och förlitar sig på personliga kontakter, advokater och inkassobyråer istället.
Ett slående brev kan ha olika fysiska former. Det var ursprungligen ett brev som kan skickas med vanlig post, rekommenderad post eller leverans över natten för att förmedla den ökande brådskan i förfrågan, liksom för att skapa ett mottagningsregister (vid registrerad post eller leverans över natten) . Ett dunning-brev kan dock också skickas som ett fax, e-post eller till och med ett textmeddelande. Dessa elektroniska leveransmetoder kan gå vilse (särskilt ett fax) och kanske inte är lika effektiva som den mer traditionella pappersbaserade metoden.
Dunning-bokstäver genereras ofta av en dator utan mänsklig inmatning alls. Systemet är konfigurerat att använda en viss text om betalning inte har gjorts inom ett visst antal dagar, och att sedan använda en annan text för bokstäver som genereras efter att en längre tidsperiod har gått utan betalning. Det kan vara mer effektivt att utarbeta uppgiften att skapa och utfärda dunning-brev till en tredje part.
Kreditavdelningens personal kan regelbundet ändra tidpunkten för eller innehållet i dessa automatiskt genererade brev, om de anser att någon variation kommer att förbättra insamlingsgraden. Detta kan åstadkommas med AB-testning, där två versioner av ett dunning-brev utfärdas och effektiviteten för var och en övervakas; om en version resulterar i fler kundbetalningar blir den versionen det nya standardbrevformatet som ska användas.
Det finns regler som reglerar graden av hot som kan ingå i ett dunning-brev, beroende på vilken myndighet jurisdiktion där kunden är bosatt i, så du måste undvika alltför stränga dunning-brev.
Ett slående brev är inte detsamma som ett månadsutlåtande. Ett uttalande skickas till alla kunder som har obetalda fakturor i slutet av månaden. Uttalandet innehåller alla fakturor som ännu inte har betalats, även om de ännu inte är förfallna till betalning. Uttalandet anses inte vara trakasserier, utan snarare ett enkelt kontoutdrag från en tidpunkt. Det anses dock fortfarande vara ett insamlingsverktyg, eftersom det kan resultera i kundförfrågningar om fakturor som de inte har i sina register och som de därför inte skulle ha betalat.
