Stegen för att utarbeta en budget
Många organisationer förbereder budgetar som de använder som en jämförelsemetod när de utvärderar deras faktiska resultat nästa år. Processen med att utarbeta en budget bör vara mycket reglerad och följa ett fastställt schema så att den färdiga budgeten är redo att användas i början av nästa budgetår. Här är de grundläggande stegen att följa när du förbereder en budget:
Uppdatera budgetantaganden . Granska antagandena om företagets affärsmiljö som användes som grund för den senaste budgeten och uppdatera vid behov.
Granska flaskhalsar . Bestäm kapacitetsnivån för den primära flaskhalsen som hindrar företaget från att generera ytterligare försäljning och definiera hur detta kommer att påverka eventuell ytterligare företagstillväxt.
Tillgänglig finansiering . Bestäm det mest sannolika beloppet som kommer att finnas tillgängligt under budgetperioden, vilket kan begränsa tillväxtplanerna.
Stegkostnadspoäng . Bestäm om några stegkostnader kommer att uppkomma under det troliga intervallet för affärsaktiviteter under den kommande budgetperioden och definiera storleken på dessa kostnader och på vilka aktivitetsnivåer de kommer att uppstå.
Skapa budgetpaket . Kopiera de grundläggande budgeteringsinstruktionerna från det instruktionspaket som använts föregående år. Uppdatera den genom att inkludera de faktiska utgifter som gjorts under det aktuella året och till och med årlig information för hela innevarande år. Lägg till en kommentar till paketet med angivande av stegkostnadsinformation, flaskhalsar och förväntade finansieringsbegränsningar för det kommande budgetåret.
Utfärda budgetpaket . Utfärda budgetpaketet personligen, där det är möjligt, och svara på eventuella frågor från mottagarna. Ange också förfallodatum för det första utkastet till budgetpaketet.
Få intäktsprognos . Skaffa intäktsprognosen från försäljningschefen, validera den med VD och fördela den sedan till andra avdelningschefer. De använder intäktsinformationen som grund för att utveckla sina egna budgetar.
Skaffa avdelningens budgetar . Skaffa budgetar från alla avdelningar, kontrollera om det finns fel och jämför med begränsningarna för flaskhals, finansiering och stegkostnad. Justera budgetarna efter behov.
Få förfrågningar om kapitalbudget . Validera alla kapitalbudgetförfrågningar och vidarebefordra dem till företagsledningen med kommentarer och rekommendationer.
Uppdatera budgetmodellen . Mata in all budgetinformation i huvudbudgetmodellen.
Granska budgeten . Möt med ledningsgruppen för att granska budgeten. Markera eventuella problem med begränsningar och eventuella begränsningar orsakade av finansieringsproblem. Observera alla kommentarer från ledningsgruppen och vidarebefordra denna information till budgetupprättarna med begäran om att ändra sina budgetar.
Bearbeta budgetterationer . Spåra utestående budgetändringsförfrågningar och uppdatera budgetmodellen med nya iterationer när de anländer.
Utfärda budgeten . Skapa en bunden version av budgeten och distribuera den till alla auktoriserade mottagare.
Ladda budgeten . Ladda budgetinformationen i den finansiella programvaran så att du kan generera budget kontra faktiska rapporter.
Antalet steg som anges här kan vara för stort för ett mindre företag, där kanske bara en person är involverad i processen. Om så är fallet kan antalet steg komprimeras kraftigt, så att en preliminär budget eventuellt kan upprättas på en dag eller två.
