Lönekonton | Lönejournalposter
Redovisningen av lönerna omfattar alla aspekter av beräkning och utbetalning av ersättning till anställda, inklusive betalning av kupon för tredje part. Resultatet av denna process är dokumentation av utgifter i samband med alla typer av ersättningar samt snabba betalningar till anställda. Även om vissa system som innehåller mer eller mindre automatisering kanske inte innehåller alla dessa steg kommer följande processflöde att gälla för de flesta lönesystem:
Ställ in nya anställda . Låt nya anställda fylla i lönespecifik information som en del av anställningsförfarandet, till exempel W-4-formuläret och medicinska försäkringsblanketter som kan kräva avdrag för löner. Lägg undan kopior av denna information för att inkludera den i nästa lön.
Samla information om tidkort . Tjänstemän kräver ingen ändring av lönen som betalas för varje lön, men du måste samla in och sammanfatta information om arbetstiden för icke-undantagna anställda. Detta kan innebära att anställda skannar ett märke genom en datoriserad tidsklocka.
Verifiera tidkortinformation . Sammanfatta löneuppgifterna som just samlats in och låt handledarna kontrollera att de anställda har registrerat sin tid korrekt.
Sammanfatta förfallna löner . Multiplicera antalet arbetade timmar med lönesatsen för varje anställd, och ta med eventuella övertids- eller skiftdifferenser.
Ange medarbetarbyten . Anställda kan begära att ändringar görs i sina lönecheckar, vanligtvis i skatten eller pensionsbeloppen. Du kan behöva spela in mycket av detta innan du beräknar skatter, eftersom det påverkar lönebeloppet som skatten tillämpas på.
Beräkna skatter . Använd IRS-skattetabeller för att bestämma mängden skatt som ska hållas kvar från anställdas bruttolön.
Beräkna löneavdrag . Det kan finnas ett antal ytterligare avdrag att ta bort från anställdas nettoinkomst, inklusive avdrag för sjukförsäkring, livförsäkring, garneringar och fackliga avgifter. Du måste också spåra målbeloppen för dessa avdrag så att du slutar dra av när målsummorna har uppnåtts.
Avdrag manuella betalningar . Om manuella betalningar redan har gjorts till anställda, t.ex. förskott, drar du av dessa belopp från återstående nettolön.
Skapa ett löneregister . Sammanfatta löne- och avdragsinformation för varje anställd i ett löneregister, som du sedan kan sammanfatta för att också skapa en journalpost för att registrera lönen. Detta dokument skapas automatiskt av alla löneprogramvarupaket.
Skriv ut lönecheckar . Skriv ut lönecheckar för anställda med informationen i löneregistret. Normalt specificerar du bruttolön, avdrag och nettolön i en remitteringsrådgivning som följer med lönecheck.
Betala med direktinsättning . Meddela din direktinsättningsbehandlare om beloppet för alla direktinbetalningar och utfärda remitteringsråd till anställda för dessa betalningar.
Utfärda lönecheckar . Låt en betalmästare utfärda lönecheckar till anställda, vilket kräver anställdas identifiering om det finns ett stort antal anställda.
Deponera källskatt . Deponera alla kvarhållna löneskatter och arbetsgivarmatchade skatter i en bank som är auktoriserad att hantera dessa transaktioner.
Lönejournalposter
Den primära journalposten för löner är den sammanfattande posten som sammanställs från löneregistret och som antingen registreras i löneboken eller huvudboken. Denna post inkluderar vanligtvis debiteringar för direkt arbetskostnad, löner och företagets del av löneskatter. Det kommer också att finnas krediter till ett antal konton, var och en som beskriver ansvaret för löneskatter som inte har betalats, liksom för det belopp som redan betalats till anställda för deras nettolön. Den grundläggande posten (förutsatt att ingen ytterligare debitering fördelas per enskild avdelning) är:
