Online-inköpskatalogen
När en anställd vill köpa något är den traditionella metoden att fylla i ett beställningsformulär och skicka det till inköpsavdelningen. Inköpspersonalen undersöker var den kan få den begärda artikeln till lägsta pris och utfärdar sedan en inköpsorder till den valda kunden. När leverantören levererar varorna och utfärdar en faktura, måste företagets leverantörsskulder matcha fakturan till den inledande beställningen och bevis för mottagandet och sedan utfärda en betalning. Denna process är extremt besvärlig, vilket kan undvikas genom användning av en elektronisk inköpskatalog.
När anställda får tillgång till en inköpskatalog online kan de visa en standardiserad lista över produkter som har granskats och godkänts i förväg av inköpspersonalen och göra beställningar via systemet. Systemet skapar sedan en elektronisk inköpsorder och vidarebefordrar den till den angivna leverantören tillsammans med ett förut godkänt filtköpsbehörighet. När leverantören vidarebefordrar de begärda varorna till företaget, ringer den mottagande personalen upp beställningen på en arbetsstation och kontrollerar att den beställda artikeln har uppfyllts. Systemet flaggar sedan personalen som ska betalas till leverantören.
Genom att använda en inköpskatalog online realiseras följande fördelar:
- Pappersarbete . Alla dokument som används internt för att begära, beställa och betala för inköp elimineras.
- Koncentrerade inköp . De flesta inköp kanaliseras till ett litet antal förvalda leverantörer, vilket innebär att företaget kan vara berättigat till volymrabatter.
Viss systemprogrammering kan dock krävas för att ställa in on-line inköp och blanka inköpsorder bör ställas in i förväg, vilket gör detta till en mindre kostnadseffektiv lösning för mindre företag. Det fungerar också bäst för oförutsedda inköp snarare än för förvärv av råvaror, vilket kan kräva ett mer detaljerat materialhanteringssystem.
