Kontrollera betalningar via fax

Det kan vara extremt svårt att ta ut en checkbetalning från en kund, särskilt om säljaren vill ha en omedelbar leverans som kostar kunden en leveransavgift över natten. Ett alternativ är att låta kunden faxa eller skicka en skannad bild av en ifylld och signerad check till säljaren och sedan följa dessa steg:

• Skaffa checkutskriftsprogramvara, som är tillgänglig från många företag (sök efter "check via faxprogramvara" på en internetsökmotor).
• Ange informationen från kontrollen i programvaran.
• Skriv ut checken med checkpapper som kan erhållas från en lokal kontorsvaruaffär. Använd standardbläck för skrivare, inte det speciella MICR-bläck som används av banker. Programvaran för kontrollutskrift innehåller följande text istället för signaturraden:

UNDERSKRIFT INTE KRÄVS

Betalningsmottagare som håller dig ofarlig för betalning av detta dokument

Frånvaro av godkännande garanteras av betalningsmottagarens bank.

• Sätt in checken i företagets bank. Detta kan kräva manuell bearbetning av en bankförsäljare, eftersom bankens checkskannrar inte upptäcker någon MICR-kodning på checken.
• Spara en kopia av den faxade eller e-postchecken som bevis på att kunden godkände betalningen.

Ett alternativ är att skaffa erforderlig information för en checkbetalning via telefon, men detta ger inget bevis för att kunden gick med på att göra betalningen. Det är också lättare att göra ett misstag när man skriver ner information som erhållits via telefon. Följaktligen rekommenderas inte detta tillvägagångssätt.

Ytterligare ett alternativ är att skicka kunden ett formulär att fylla i som innehåller all information som normalt finns på en check, samt en auktoriserande signaturrad. Detta bör åtföljas av en ogiltig check, så att säljaren kan hänvisa till ett checknummer.

Slutresultatet av denna process är att elimineringen av e-postflöden från insamlingsprocessen helt elimineras. Detta tillvägagångssätt är tidskrävande, men kostar inget för kunden, som kanske tycker att det är ett tilltalande alternativ jämfört med att betala för en leverans över natten.

Om du väljer att använda detta tillvägagångssätt för att samla in pengar, se till att du fullständigt dokumenterar de vidtagna stegen, liksom bemyndigandet från kunden, för att ha bevis tillgängliga om kunden någonsin bestrider betalningen.