Skillnaden mellan huvudboken och huvudjournalen
Huvudboken innehåller en sammanfattning av varje registrerad transaktion, medan den allmänna journalen innehåller originalposterna för de flesta transaktioner med låg volym. När en redovisningstransaktion inträffar registreras den först i redovisningssystemet i en journal. Det kan finnas flera tidskrifter, som antingen är utformade för att innehålla speciella typer av transaktioner (till exempel för kontantkvitton, kontantutbetalningar eller försäljning) eller för alla andra typer av transaktioner. Dessa andra transaktioner registreras i den allmänna tidningen. Exempel på poster i den allmänna journalen är tillgångsförsäljning, avskrivningar, ränteintäkter, räntekostnader och försäljning av obligationer eller aktier i företaget till investerare.
Således är den allmänna journalen en samlingsplats för den första inmatningen av vissa transaktioner som inte sker i tillräckliga volymer för att förtjäna registrering i en specialjournal. Dessa transaktioner registreras i kronologisk ordning, vilket gör den allmänna tidskriften till en utmärkt plats att undersöka redovisningstransaktioner efter datum.
Huvudboken innehåller en sammanfattning på kontonivå för varje transaktion som ett företag har bedrivit. Denna information kommer från de olika tidskrifterna i aggregerad form i poster på sammanfattningsnivå. Informationen i huvudboken sammanförs sedan vidare till en provbalans, från vilken de finansiella rapporterna skapas.
Allmän tidskrift är alltså där de transaktioner först registreras som inte lagras i en ämnesspecifik journal, medan huvudboken lagrar sammanfattningsnivåinformation från var och en av tidskrifterna. Detta innebär att boken innehåller en större mängd detaljerad redovisningsinformation än huvudboken, som i sin tur innehåller mer detaljerad information än de finansiella rapporterna.
Användningen av tidskrifter har minskat sedan tillkomsten av datoriserade redovisningssystem. Många mindre bokföringsprogramvarusystem lagrar all transaktionsinformation direkt i huvudboken och avstår från alla olika typer av tidskrifter, inklusive allmänna tidningen.
