Källhandlingar
Källhandlingar är den fysiska grunden för vilken affärstransaktioner registreras. Källhandlingar sparas vanligtvis för att användas som bevis när revisorer senare granskar ett företags finansiella rapporter och måste verifiera att transaktioner faktiskt har inträffat. De innehåller vanligtvis följande information:
En beskrivning av en affärstransaktion
Datum för transaktionen
En viss summa pengar
En auktoriserande signatur
Många källdokument är också stämplade för att ange ett godkännande eller för att skriva ner det aktuella datumet eller de konton som ska användas för att registrera den underliggande transaktionen.
Ett källdokument behöver inte vara ett pappersdokument. Det kan också vara elektroniskt, till exempel ett elektroniskt register över arbetstimmarna hos en anställd, som ingick i ett företags tidtagningssystem via en smartphone.
Exempel på källhandlingar och deras relaterade affärstransaktioner som finns i de finansiella dokumenten är:
Kontoutdrag . Detta innehåller ett antal justeringar av ett företags bokförda kontantbehållning som företaget bör hänvisa till för att anpassa sina poster till bankens.
Kassaband . Detta kan användas som bevis på kontantförsäljning, vilket stöder registrering av en försäljningstransaktion.
Kreditkortskvitto . Detta kan användas som bevis för utbetalning av medel från små kontanter.
Lockbox- kontrollbilder . Dessa bilder stöder inspelningen av kontantkvitton från kunder.
Förpackningssedel . Detta beskriver varorna som skickas till en kund och stöder därmed registrering av en försäljningstransaktion.
Försäljningsorder . Detta dokument kan, tillsammans med en konossement och / eller förpackningslista, användas för att fakturera en kund, vilket i sin tur genererar en försäljningstransaktion.
Leverantörsfaktura . Detta är ett källedokument som stöder utfärdandet av kontanter, check eller elektronisk betalning till en leverantör. En leverantörsfaktura stöder också registrering av en kostnad, lagervara eller anläggningstillgång.
Tidskort . Detta stöder utfärdandet av en lönecheck eller elektronisk betalning till en anställd. Om medarbetartimmar faktureras till kunder, stöder det också skapandet av kundfakturor.
Till exempel är ett företag i konsultbranschen. den ackumulerar timarbetad information från anställdas tidrapporter, som sedan ingår i kundfakturor som i sin tur resulterar i skapandet av en försäljning och kundfordringstransaktion. I denna situation är tidrapporten således källedokumentet för en försäljningstransaktion.
Det finns ett antal möjliga kontroller som kan användas för att minska risken för att källdokument inte registreras korrekt i ett bokföringssystem. En av de vanligaste kontrollerna är att förnummerera dokument så att saknade dokument är lättare att spåra. En annan kontroll är att avstämma saldona i konton med de stödjande källedokumenten för att se om antingen vissa dokument inte har registrerats eller om vissa transaktioner som registrerats i kontona inte verkar ha några källdokument.
Olika regler föreskriver att vissa källhandlingar ska sparas under ett antal år. Det kan också vara klokt att behålla dessa dokument oavsett regler, om inte bara för att ge bevis i händelse av en rättegång, eller för att ge bättre kundservice. Av dessa skäl bör ett företag anta en dokumentförstöringspolicy som strikt kontrollerar fragmentering eller annan form av eliminering av källhandlingar tills ett visst antal år har gått.
