Hur man registrerar en kreditkortsbetalning

Registrering av kreditkortsbetalning innebär detaljerad inmatning av information från ett kreditkortsutdrag i ett företags redovisningssystem. När en kreditkortsbehandlare skickar ett kreditkortsutdrag till ett företag får företaget i huvudsak en stor faktura som innehåller många rader för ett brett utbud av inköp. Eftersom innehållet i kontoutdraget kan vara så varierat är det svårt att tilldela en enskild standardkod till kontot (som görs med de flesta andra leverantörer, som tenderar att vara associerade med ett litet antal inköp). Istället måste personalen för inmatning av kontoförsedda arbeta sig igenom vart och ett av dessa uttalanden och manuellt tilldela avgiftskoder till varje rad, baserat på typ av utgift.Ett alternativ är att vidarebefordra dessa uttalanden till kortanvändarna och låta dem fylla i nödvändig information, även om detta tillvägagångssätt tenderar att försena behandlingen av betalningar.

Konto som ska betalas kan förses med en standardlista över konton till vilka avgiftsbelagda objekt tilldelas, eftersom det finns en hel del regelbundenhet i de typer av artiklar som köps med kreditkort. Exempel på vanliga varor är:

• Resor och underhållning

• Kontorsmaterial

• Kostnad för sålda varor

• Prenumerationer

Förskjutningen till utgiftsposten för någon av föregående poster är leverantörskontot.

När de väl registrerats i systemet för leverantörsskulder görs en checkbetalning så småningom med det belopp som anges på kreditkortsutdraget (plus eller minus eventuella justeringar), där det finns en debitering på kontot som ska betalas och en kredit till kontokontot. Remittance-rådet tas sedan bort från kontoutdraget, bifogas checken och skickas till kreditkortsbehandlaren. Konto som ska betalas bifogar sedan en checkkopia till den återstående delen av kortutdraget och arkiverar den per månad.

Den kreditkortredovisningsprocess som anges här måste upprepas exakt varje månad. Annars kan till och med ett kortutdrag innehålla en så stor kostnad att felaktig behandling särskilt kan påverka en organisations ekonomiska resultat.