Lockbox-system

En låsbox är en bankdriven postadress som ett företag riktar sina kunder till att skicka sina betalningar till. Banken öppnar den inkommande posten, sätter in alla mottagna medel på företagets bankkonto och genomsöker betalningar och eventuell överföringsinformation. De skannade bilderna publiceras på en säker webbplats där företagets redovisningspersonal kan komma åt bilderna för att tillämpa betalningar på utestående kundfordringar.

Ett låsboxsystem är ett arrangemang av flera låslådor som är strategiskt placerade nära geografiska kluster av företagskunder, så att aggregerad e-posttid från kunder till låsboxar minimeras. Ett lockbox-system uppmuntras av banker, som tjänar en fast månadsavgift för varje lockbox, samt en serviceavgift för varje betalning som behandlas. Till exempel kan ett företag i Boston välja att ha låslådor i Chicago, Los Angeles, Houston och Miami för att minska postflödet för betalningar från kunder som ligger nära dessa städer.

Banker tillhandahåller en periodisk granskningstjänst för att matcha adresserna från vilka kunder utfärdar sina betalningar till lockbox-platser för att se om lockbox-konfigurationen är optimerad. Om inte flyttas låsboxar till mer kundcentrerade platser och kunder får besked om att ändra sina remitteringsadresser till de nya platserna. Det rekommenderas inte att flytta lockbox-platser kontinuerligt, eftersom det irriterar kundernas anställda som måste fortsätta uppdatera betalningsadresserna i deras datorsystem.

Ett lockbox-system är ett utmärkt sätt att minska mailflotering för ett större företag som har en nationell eller internationell kundbas. Det är sällan nödvändigt för ett mindre företag med en lokal kundbas att använda mer än en enda låsbox i en lokal bank, eftersom en minskning av postflöden mer än uppvägs av de relaterade bankavgifterna.

Eftersom betalningsmetoden gradvis förskjuts från kontroller och till förmån för elektroniska betalningar kommer behovet av lockbox-system sannolikt att minska.