Registrering av redovisningstransaktioner
När en redovisningstransaktion inträffar kan den registreras i en organisations böcker på ett antal sätt. Följande punkter visar de vanligaste tillgängliga metoderna:
Journalanteckningar. Den mest grundläggande metoden som används för att registrera en transaktion är journalposten, där revisorn manuellt anger kontonummer och debiteringar och krediter för varje enskild transaktion. Detta tillvägagångssätt är tidskrävande och föremål för fel, och är därför vanligtvis reserverat för justeringar och speciella poster. I de följande punkterna noterar vi de mer automatiserade tillvägagångssätten som används i redovisningsprogramvara för att registrera de vanligaste redovisningstransaktionerna.
Mottagande av leverantörsfakturor . När en leverantörsfaktura tas emot loggar revisorn in den i leverantörsmodulen i bokföringsprogramvaran. Modulen skapar automatiskt en journalpost som debiterar relevant kostnad eller tillgångskonto och krediterar kontot för leverantörsskuld.
Utfärdande av leverantörsfaktura . När en faktura ska skapas för en kund anger bokföraren relevant information om pris, enhetskvantitet och tillämplig moms i faktureringsmodulen i bokföringsprogramvaran. Modulen skapar automatiskt en journalpost som debiterar antingen kontanter eller kundfordringskontot och krediterar försäljningskontot. Det kan också finnas en kredit på kontot för moms.
Utfärdande av leverantörsbetalningar . När leverantörer betalas kontrollerar revisorn de fakturanummer som ska betalas i redovisningsmodulen i bokföringsprogramvaran. Programvaran skriver sedan ut checkar eller utfärdar elektroniska betalningar, samtidigt debiteras kontot för leverantörskonto och kreditering av kontokontot.
Utfärdande av lönecheckar . När anställda ska betalas in bokar revisorn alla anställdas lönesatser och arbetade timmar i redovisningsprogrammets lönemodul. Modulen skapar automatiskt en journalpost som debiterar kompensations- och löneskattkontot och krediterar kontanter. Detta kan vara ganska komplicerat, eftersom det också kan ta itu med garneringar och andra avdrag och separat registrera flera typer av löneskatter.
Dessa inspelningsmetoder skapar alla poster i huvudboken eller i en dotterbok som sedan rullar in i huvudboken. Därifrån sammanförs transaktionerna i de finansiella rapporterna.
