Analys av kundfordringar
Översikt över kundfordringar
Kundfordringar är de belopp som kunderna är skyldiga till ett företag och består av ett potentiellt stort antal fakturerade belopp. Kundfordringar utgör den primära källan för inkommande kassaflöde för de flesta företag, så du bör analysera dessa fakturor tillsammans för att fastställa hälsan hos de underliggande kassaflödena. Flera analysmetoder för kundfordringar noteras nedan.
Analys av kundfordringar
En av de enklaste metoderna för att analysera tillståndet för ett företags kundfordringar är att skriva ut en åldersrapport om kundfordringar, som är en standardrapport i alla bokföringsprogram. Denna rapport delar upp åldern på kundfordringarna i olika hinkar, som du ibland kan ändra i bokföringsprogramvaran för att matcha dina faktureringsvillkor. De vanligaste tidskoporna är från 0-30 dagar gamla, 31-60 dagar gamla, 61-90 dagar gamla och äldre än 90 dagar. Eventuella fakturor som faller i tidskoppen som representerar perioder som är längre än 30 dagar orsakar en ökande känsla av larm, speciellt om de hamnar i den äldsta tidskorgen. Det finns flera frågor att tänka på när du analyserar baserat på en åldrande rapport, som är:
Individuella kreditvillkor . Ledningen kan ha godkänt ovanligt långa kreditvillkor till specifika kunder, eller kanske bara för vissa fakturor. Om så är fallet kan det hända att dessa poster är mycket försenade för betalning när de faktiskt ännu inte är skyldiga att betala.
Avstånd från faktureringsdatum . I många företag faktureras majoriteten av alla fakturor i slutet av månaden. Om du kör åldringsrapporten några dagar senare kommer det troligtvis fortfarande att visas utestående kundfordringar från en månad sedan för vilken betalning är på väg att komma in, liksom hela beloppet för alla fordringar som just fakturerats. Sammantaget verkar det som om fordringarna är i dåligt skick. Men om du skulle köra rapporten precis före faktureringsaktiviteterna i slutet av månaden skulle det finnas mycket färre kundfordringar i rapporten, och det kan tyckas att det finns mycket små kontanter från fordringar som inte tas ut.
Tid skopstorlek . Du bör ungefär matcha tidsperioderna i rapporten till företagets kreditvillkor. Till exempel, om kreditvillkoren bara är tio dagar och första gången skopan sträcker sig över 30 dagar, verkar nästan alla fakturor vara aktuella.
Ej tillämpad poäng . Det kan finnas outnyttjade poäng på rapporten. Rensa i så fall upp rapporten genom att undersöka vilka fakturor de borde ha tillämpats på. Om du gör det kan det minska antalet försenade fordringar som anges i rapporten.
Ett annat analysverktyg för kundfordringar är trendlinjen. Du kan plotta det utestående kundfordringssaldot i slutet av varje månad för det gångna året och använda det för att förutsäga mängden fordringar som ska vara utestående inom en snar framtid. Detta är ett särskilt värdefullt verktyg när försäljningen är säsongsbetonad, eftersom du kan tillämpa säsongsvariationer på uppskattningar av framtida försäljningsnivåer.
Trendanalys är också användbart för att jämföra andelen osäkra fordringar med försäljning under en tidsperiod. Om det finns en stark återkommande trend i denna procentsats kanske ledningen vill vidta åtgärder. Till exempel, om andelen osäkra fordringar ökar, kan ledningen vilja godkänna snävare kreditvillkor till kunderna. Omvänt, om osäkra fordringar är extremt låga, kan ledningen välja att lossa kredit för att utöka försäljningen till något mer riskfyllda kunder. Detta är ett särskilt användbart verktyg när du kör analysen av osäkra fordringar för enskilda kunder, eftersom det kan belysa problem som kan indikera en kunds överhängande konkurs.
Det finns flera problem att vara medveten om när du använder trendlinjeanalys, som är:
Förändring av kreditpolicyn . Om ledningen har godkänt en förändring av kreditpolicyn kan detta leda till plötsliga förändringar i kundfordringar eller osäkra fordringar.
Förändring av produkter eller affärsområden . Om ett företag lägger till eller tar bort från sin blandning av produkter eller affärsområden kan detta orsaka djupgående förändringar i trenden för kundfordringar.
Förändring av affärsförhållandena . Om ekonomin sjunker kan det finnas en ökande trend med osäkra fordringar som ligger långt över det historiska genomsnittet.
En tredje typ av kundfordringsanalys är förhållandeanalys. Det vanligaste förhållandet är inkasseringsperioden för kundfordringar, vilket visar antalet dagar som en genomsnittlig kundfaktura förblir utestående innan den betalas. Formeln är:
Genomsnittlig kundfordring ÷ (Årlig försäljning ÷ 365 dagar)
Till exempel, om det vanligtvis finns 500 000 USD i utestående kundfordringar när som helst och den årliga försäljningen är 3,65 miljoner USD, beräknas insamlingsperioden för kundfordringar som:
500 000 $ kundfordringar ÷ (3 650 000 $ årlig försäljning ÷ 365 dagar)
= 50 dagars insamlingsperiod
I exemplet kan vi inte säga om en 50-dagars insamlingsperiod är bra eller dålig, eftersom vi inte känner till kreditvillkoren.
Sammanfattningsvis är det bästa sättet att analysera kundfordringar att använda alla tre tekniker som anges här. Du kan använda inkasseringsperioden för kundfordringar för att få en allmän uppfattning om företagets förmåga att samla in sina kundfordringar, lägga till en analys av åldringsrapporten för att avgöra exakt vilka fakturor som orsakar inkassoproblem och sedan lägga till trendanalys för att se om dessa problem har förändrats över tiden.
Andra typer av analyser
En intressant analys relaterad till kundfordringar är en trendlinje för andelen kundförsäljning som betalas vid försäljningstillfället och noterar vilken betalningstyp som används. Förändringar i ett företags försäljningsprocedurer och policyer kan flytta försäljningen mot eller bort från förskottsbetalningar, vilket därför påverkar beloppet och egenskaperna hos kundfordringar.
