Förskottssystemet

Förskottssystemet är ett bokföringssystem för att betala ut och sedan fylla på små kontanter. Små kontanter är en liten reserv av kontanter som hålls på plats på en affärsplats för oförutsedda kontanter. Förskottssystemet är utformat för att tillhandahålla en rudimentär manuell metod för att spåra småsaldo och hur kontanter används. De viktigaste funktionerna i ett förskottssystem är:

• Ett fast kontantbelopp tilldelas en småfond som anges på ett separat konto i huvudboken.

• Alla kontantutdelningar från småfonden dokumenteras med kvitton.

• Kvitto för utbetalning av små kontanter används som grund för periodiska påfyllningar av småfonden.

• Avvikelser mellan förväntade och faktiska fondbalanser granskas och undersöks regelbundet.

I huvudsak redovisas utgifter när nya kontantpåfyllningar görs till småfonden från företagskontokontot. När kontanter betalas från checkkontot är posten en debitering av de olika utgifter för vilka kvitton levereras av förvaringsinstitutet och en kredit till kontokontot.

Såvida inte kontantbeloppet som tilldelats småfonden avsiktligt ändras, finns det ingen anledning till att det någonsin skulle finnas någon ny inmatning på kontot som används för att dokumentera det små kontantsaldot, eftersom alla påfyllningar av små kontanter kommer från företagskontokontot.

Huvudfunktionen i detta system är behovet av att dokumentera alla utgifter. Det är ett utmärkt sätt att upprätthålla en hög kontroll över kontantutbetalningar.

Förskottssystemet minskar i popularitet, eftersom många företag föredrar att använda företagskreditkort för oförutsedda inköp, eller om de anställda betalar kontant och sedan ansöker om ersättning via företagets återbetalningssystem. Förskottssystemet kan också orsaka kontantläckage från ett företag, antingen genom stöld av kontanterna eller för att vårdnadshavaren inte gör ett ordentligt jobb med att registrera utbetalningar.