Inköpsdagbok

En inköpsdagbok är en journal på dotternivå där information lagras om inköpstransaktioner. Denna tidskrift finns oftast i ett manuellt redovisningssystem, där det är nödvändigt att hålla stora volyminköpstransaktioner från att överväldiga huvudboken. Alla typer av köp som görs på kredit registreras i inköpsdagboken, inklusive följande:

• Kontorsmaterial

• Tjänster

• Varor förvärvade för återförsäljning

Varje transaktion som görs i inköpsjournalen innebär en kredit till kontot som ska betalas och en debitering till det kostnadskonto eller tillgångskonto som ett köp avser. Till exempel skulle debitering i samband med köp av kontorsmateriel vara på leveranskostnadskontot. Journalen innehåller också registreringsdatum, namnet på leverantören som betalas, en källedokumentreferens och fakturanumret. Valfria tillägg till denna grundläggande information är betalningsförfallodatum och godkännande inköpsordernummer.

Med jämna mellanrum och senast vid slutet av varje rapporteringsperiod sammanfattas informationen i inköpsjournalen och bokförs till huvudboken. Detta innebär att de inköp som anges i huvudboken endast är på den mest aggregerade nivån. Om en person undersökte detaljerna i ett köp, skulle det vara nödvändigt att gå tillbaka till inköpsjournalen för att hitta en referens till källedokumentet.