Skillnaden mellan en journal och en storbok

Tidskrifter och huvudböcker är där affärstransaktioner registreras i ett redovisningssystem. I huvudsak lagras information på detaljnivå för enskilda transaktioner i en av flera möjliga tidskrifter, medan informationen i tidskrifterna sedan sammanfattas och överförs (eller bokförs) till en huvudbok. Inläggsprocessen kan äga rum ganska ofta eller kan vara så sällsynt som slutet av varje rapporteringsperiod. Informationen i huvudboken är den högsta nivån av informationsaggregering, från vilken provbalanser och finansiella rapporter framställs.

Vanligtvis kommer en användare av finansiell information att granska den sammanfattningsnivå som lagrats i en storbok, kanske med hjälp av förhållandeanalys eller trendanalys, för att lokalisera avvikelser som kräver ytterligare undersökning. De hänvisar sedan till den underliggande journalinformationen för att få tillgång till detaljerna om vad som utgör informationen i huvudboken (vilket kan resultera i en ännu mer detaljerad undersökning av styrkande handlingar). Således kan information rullas upp från tidskrifter till huvudböcker för att upprätta finansiella rapporter och rullas tillbaka för att undersöka enskilda transaktioner.

Det kan finnas flera tidskrifter, var och en handlar vanligtvis om stora volymer, såsom köptransaktioner, kontantkvitton eller försäljningstransaktioner. Mindre frekventa transaktioner, till exempel avskrivningar, grupperas i allmänhet i den allmänna journalen.

Information registreras i tidskrifter i kronologisk ordning efter enskild transaktion, vilket gör det lättare att sortera igenom information och hitta de specifika artiklar som användarna behöver. Information registreras i en storbok i ett antal konton, som vanligtvis sorteras i följande ordning:

• Tillgångskonton

• Ansvarskonton

• Aktiekonton

• Intäktskonton

• Kostnadskonton

I ett datoriserat redovisningssystem kanske begreppen tidskrifter och huvudböcker inte ens används. I en mindre organisation kan användarna tro att alla deras affärstransaktioner registreras i huvudboken, utan lagring av information i en journal. Företag med massiva transaktionsvolymer kan fortfarande använda system som kräver information om information i tidskrifter. Således är begreppen lite leriga i en datoriserad miljö, men fortfarande sanna i en manuell bokföringsmiljö.