Utgiftscykel
Utgiftscykeln är en uppsättning aktiviteter relaterade till förvärv och betalning för varor och tjänster. Dessa aktiviteter inkluderar bestämning av vad som behöver köpas, inköpsaktiviteter, mottagande av varor och betalningar till leverantörer. Mycket av insatsen till utgiftscykeln kommer från försäljningscykeln, där inköpskraven drivs av volymen och typen av kundorder.
Utgiftscykeln består av flera olika komponenter, inklusive rekvisition av varor och tjänster, val av leverantör, beställning av varor och tjänster, mottagande av dem och efterföljande betalning för dem. Hela utgiftscykeln innehåller följande aktiviteter:
Bestäm vilka varor och tjänster som behöver beställas. De flesta varor som ska beställas behövs i produktionsprocessen. För att göra detta beräknar systemet de komponenter som måste finnas till hands för schemalagd produktion och subtraherar ut till hands och icke allokerade råvaror för att nå de belopp som måste förvärvas. Alternativt, om varor eller tjänster behövs för en sälj- eller administrationsfunktion, fyller användaren i en rekvisitionsformulär som beskriver hennes krav och vidarebefordrar det till inköpsavdelningen.
När varor köps för pågående produktion, kommer systemet att presentera inköpspersonalen med en preliminär inköpsorder, med hjälp av den föredragna leverantören som anges i lagerfilen för varje artikel som ska köpas. Inköpspersonalen granskar och godkänner dessa beställningar, som antingen skickas elektroniskt direkt till leverantörer eller skrivs ut och skickas till dem.
När icke-standardiserade varor och tjänster begärs undersöker inköpspersonalen möjliga leverantörer, väljer den bästa och ger dem en inköpsorder.
När varor tas emot får den mottagande avdelningen öppna inköpsorder i systemet och anger de mottagna kvantiteterna.
När leverantörsfakturor tas emot loggas de in i systemet av personalen. Systemet jämför sedan dessa fakturor med auktoriserande inköpsorder och mottagande av information för att avgöra om fakturorna kan betalas. Det kan finnas en betydande mängd manuell avstämning i detta skede. Resultatet är en uppsättning fakturor som har godkänts för betalning.
Systemet schemalägger betalningar till leverantörer baserat på de förutbestämda betalningsvillkoren för var och en. När ett schemalagt betalningsdatum anländer behandlar systemet en sats av betalningar, som antingen kommer att vara i form av elektroniska överföringar eller checkar.
