bankavstämning

Översikt över bankavstämning

En bankavstämning är processen för att matcha saldona i företagets bokföringsregister för ett kontantkonto med motsvarande information på ett kontoutdrag. Målet med denna process är att fastställa skillnaderna mellan de två och att boka ändringar i bokföringen efter behov. Informationen på kontoutdraget är bankens register över alla transaktioner som påverkar företagets bankkonto under den senaste månaden.

En bankavstämning bör genomföras med jämna mellanrum för alla bankkonton för att säkerställa att ett företags kontantregister är korrekta. I annat fall kan den upptäcka att kontantsaldon är mycket lägre än förväntat, vilket resulterar i studsade checkar eller checkräkningskostnader. En bankavstämning kommer också att upptäcka vissa typer av bedrägerier efter det faktum. denna information kan användas för att utforma bättre kontroller över mottagande och betalning av kontanter.

Om det är så lite aktivitet på ett bankkonto att det verkligen inte finns något behov av en periodisk bankavstämning, bör du ifrågasätta varför kontot ens existerar. Det kan vara bättre att avsluta kontot och rulla kvarvarande medel till ett mer aktivt konto. Genom att göra det kan det vara lättare att investera restfonderna och att övervaka investeringsstatusen.

Genomför åtminstone en bankavstämning strax efter slutet av varje månad, när banken skickar ett kontoutdrag till företaget som innehåller bankens början av kontantsaldot, transaktioner under månaden och avslutande kontantsaldo. Det är ännu bättre att göra en bankavstämning varje dag, baserat på bankens månatliga information, som ska vara tillgänglig på bankens webbplats. Genom att slutföra en bankavstämning varje dag kan du upptäcka och rätta till problem omedelbart. I synnerhet kommer en daglig avstämning att markera eventuella ACH-debiteringar från kontot som du inte godkände. Du kan sedan installera ett debetblock på kontot för att förhindra att dessa ACH-debiteringar används för att ta ut pengar från kontot utan din tillåtelse.

Det är extremt osannolikt att ett företags slutliga kontantsaldo och bankens slutande kontantsaldo kommer att vara identiska, eftersom det antagligen finns flera betalningar och insättningar under hela tiden, samt bankavgifter (för att acceptera checkar, registrera insättningar och så påföljder (vanligtvis för checkräkningskrediter) och inte tillräckliga medel insättningar som företaget ännu inte har registrerat.

Det väsentliga processflödet för en bankavstämning är att börja med bankens slutliga kontantsaldo, lägga till eventuella insättningar under transport från företaget till banken, subtrahera alla checkar som ännu inte har rensat banken och antingen lägga till eller dra av någon annan föremål. Gå sedan till företagets slutliga kontantsaldo och dra av bankavgifter, NSF-kontroller och påföljder från det och lägg till det intjänade ränta. I slutet av denna process bör det justerade banksaldot vara lika med företagets slutliga justerade kassa.

Terminologi för bankavstämning

De viktigaste termerna att vara medvetna om när man hanterar en bankavstämning är:

  • Insättning under transport . Kontanter och / eller checkar som har mottagits och registrerats av en enhet men som ännu inte har registrerats i bankens register där företaget deponerar medlen. Om detta inträffar vid månadsskiftet visas inte insättningen på kontoutdraget och blir därför en avstämd post i bankavstämningen. En insättning vid transitering sker när en insättning anländer till banken för sent för att den ska kunna registreras den dagen, eller om enheten mailar insättningen till banken (i vilket fall ett e-postflöde på flera dagar kan orsaka försening), eller enheten har ännu inte skickat insättningen till banken alls.

  • Enastående kontroll . En checkbetalning som har registrerats av den utfärdande enheten men som ännu inte har rensat sitt bankkonto som avdrag från kontanter. Om banken ännu inte har rensat banken i slutet av månaden visas den inte på kontoutdraget i slutet av månaden, och det är också ett avstämningsobjekt i månadsskiftet.

  • NSF-kontroll . En check som inte uppfylldes av banken i den enhet som utfärdade checken, med motiveringen att företagets bankkonto inte innehåller tillräckliga medel. NSF är en förkortning för "inte tillräckliga medel." Enheten som försöker ta emot en NSF-check kan debiteras en behandlingsavgift av banken. Enheten som utfärdar en NSF-check kommer säkert att debiteras en avgift av sin bank.

Bankavstämningsförfarande

Följande bankavstämningsprocedur förutsätter att du skapar bankavstämning i ett redovisningsprogram, vilket underlättar avstämningsprocessen:

  1. Ange modulen för bankavstämningsprogramvara. En lista över otydliga kontroller och otydliga insättningar visas.

  2. Kryssa av i bankavstämningsmodulen för alla kontroller som anges på kontoutdraget som har rensat banken.

  3. Kryssa av i bankavstämningsmodulen alla insättningar som anges på kontoutdraget som har rensat banken.

  4. Ange som utgifter alla bankkostnader som visas på kontoutdraget och som inte redan har registrerats i företagets register.

  5. Ange slutbalansen på kontoutdraget. Om bok- och banksaldot överensstämmer, lägg upp alla ändringar som registrerats i bankavstämningen och stäng modulen. Om saldona inte överensstämmer fortsätter du med att granska bankavstämningen för ytterligare avstämningsposter. Leta efter följande saker:

  • Kontroller som registreras i bankregistret till ett annat belopp än vad som registreras i företagets register.

  • Insättningar som registreras i bankposterna till ett annat belopp än vad som registreras i företagets register.

  • Kontroller registrerade i bankposterna som inte registreras alls i företagets register.

  • Insättningar registrerade i bankposterna som inte registreras alls i företagets register.

  • Inkommande banköverföringar från vilka en lyftavgift har dragits ut.

Bankavstämningsproblem

Det finns flera problem som ständigt uppstår som en del av bankavstämningen och som du bör vara medveten om. Dom är:

  • Oklarade kontroller som fortfarande inte presenteras . Det kommer att finnas ett kvarvarande antal kontroller som antingen inte presenteras för banken för betalning under lång tid eller som aldrig presenteras för betalning. På kort sikt bör du behandla dem på samma sätt som alla andra otydliga kontroller - bara förvara dem i listan över otydliga kontroller i din bokföringsprogramvara så att de blir en pågående avstämningsartikel. På lång sikt bör du kontakta betalningsmottagaren för att se om de någonsin har fått checken. du kommer sannolikt att behöva ogiltigförklara den gamla kontrollen och utfärda en ny.

  • Kontroller rensar banken efter att ha upphävts . Som noterats i föregående specialutgåva, om en check förblir oklarad under lång tid, kommer du antagligen att ogiltigförklara den gamla kontrollen och utfärda en ersättningskontroll. Men tänk om betalningsmottagaren sedan tar ut den ursprungliga checken? Om du annullerade det med banken, ska banken avvisa checken när den presenteras. Om du inte ogiltigförklarade det med banken måste du registrera checken med en kredit till kontokontot och en debitering för att ange orsaken till betalningen (t.ex. ett utgiftskonto eller en ökning av ett kontantkonto eller minskning av ett skuldkonto). Om betalningsmottagaren ännu inte har betalat in ersättningskontrollen bör du ogiltigförklara den direkt med banken för att undvika dubbelbetalning. Annars måste du fortsätta återbetala den andra checken med betalningsmottagaren.

  • Insatta kontroller returneras . Det finns fall där banken kommer att vägra att sätta in en check, vanligtvis för att den dras på ett bankkonto i ett annat land. I det här fallet måste du vända den ursprungliga posten relaterad till den insättningen, som kommer att vara en kredit till kontokontot för att minska kontantsaldot, med en motsvarande debet (ökning) på kundfordringskontot.

En annan möjlighet som kan orsaka problem är att datumen som täcks av kontoutdraget har ändrats, så att vissa poster ingår eller utesluts. Denna situation bör endast uppstå om någon i företaget begärde banken att ändra sista dag för företagets bankkonto.

Exempel på bankavstämning

ABC International stänger sina böcker för månaden som slutade 30 april. ABC: s controller måste förbereda en bankavstämning baserad på följande frågor:

  1. Kontoutdraget innehåller ett slutligt saldo på 320 000 USD.

  2. Kontoutdraget innehåller en avgift på $ 200 för utskrift av checkar för nya checkar som företaget beställde.

  3. Kontoutdraget innehåller en serviceavgift på 150 USD för att driva bankkontot.

  4. Kontoutdraget avvisar en insättning på $ 500 på grund av otillräckliga medel och debiterar företaget en avgift på $ 10 i samband med avslaget.

  5. Kontoutdraget innehåller ränteintäkter på $ 30.

  6. ABC utfärdade $ 80 000 checkar som ännu inte har godkänt banken.

  7. ABC satte in 25 000 dollar i checkar vid slutet av månaden som inte deponerades i tid för att visas på kontoutdraget.

Styrenheten skapar följande avstämning:

Relaterade Artiklar