Definition av kostnadsrapport

En kostnadsrapport är ett formulär som används för att spåra affärsutgifter. Det kompletteras oftast av anställda att specificera utgifter för vilka de begär återbetalning. Kvitton bifogas vanligtvis till formuläret om de relaterade utgiftsbeloppen överstiger ett visst minimibelopp. Arbetsgivaren granskar inlämningarna för noggrannhet och giltighet och betalar anställda de begärda beloppen. Arbetsgivaren kan sedan registrera de återbetalade beloppen som en verksamhetskostnad, vilket påverkar det redovisade vinsten och redovisade skattepliktiga vinsten.

Kostnadsrapporter kan också användas för att specificera utgifter som gjorts mot en initial anställds förskott. I så fall registrerar arbetsgivaren fortfarande de inlämnade beloppen som en affärskostnad, men det finns ingen ersättning. istället drar arbetsgivaren av utgifterna från beloppet på arbetstagarens förskott.

En kostnadsrapport kan innehålla ett antal företagsspecifika informationsfält, men kräver vanligtvis minst följande kärninformation:

• Datum då en utgift uppkom (matchar datumet på det relaterade kvittot)

• Kostnaden (t.ex. flygbiljetter, måltider eller parkeringsavgifter)

• Kostnadsbeloppet (matchar beloppet för det relaterade kvittot)

• Kontot som utgiften ska debiteras på

• En delsumma för varje typ av utgifter

• En subtraktion för tidigare förskott som betalats till den anställde

• Den totala summan av det begärda återbetalningsbeloppet

En utgiftsrapport kan också innehålla en sammanfattning av arbetsgivarens rese- och underhållningspolicy, som definierar vilka utgifter som inte kommer att ersättas av företaget (såsom utgifter för underhållning på rummet).

Kostnadsrapportkonceptet kan också hänvisa till en detaljerad lista över kostnader för varje avdelning i ett företag under en rapporteringsperiod. Denna information undersöks för att se om några faktiska utgifter skilde sig från förväntningarna, i vilket fall ledningen kan undersöka orsakerna till dessa avvikelser.