När uppstår kostnader?
Utgifter uppstår när en resurs förbrukas. Du kan konsumera en resurs genom tidens gång eller genom att fysiskt använda en resurs. Till exempel skulle du ha en kostnad:
Att hyra genom tidens gång under en hyresperiod
För avskrivningar över tid under en anläggningstillgångs livslängd
För en produkt när den säljs
För immateriella utgifter, såsom kontorsmateriel, antas en kostnad ha uppkommit så snart dessa föremål köps, eftersom det är för dyrt att hålla reda på dem och registrera när varorna faktiskt konsumeras senare.
Du har inte nödvändigtvis en kostnad när du åtar dig en förpliktelse. Till exempel, när ägaren av ett företag tecknar ett hyresavtal enligt vilket hans företag förbinder sig att betala hyra för kontorslokaler de närmaste tre åren, har företaget åtagit sig en skyldighet att så småningom ådra sig en kostnad. Det ådrar sig dock inte faktiskt förrän den har slutfört var och en av de olika hyresperioderna (när den har "förbrukat" hyran).
Det är möjligt att ådra sig en kostnad utan att ha någon motsvarande leverantörsfaktura eller lönebetalning för att registrera händelsen; detta uppstår när leverantörsfakturan ännu inte har kommit, eller om en anställd ännu inte har betalats. I dessa fall, och om ett företag stänger sina böcker i slutet av månaden, bör det samla en kostnad med en journalbokning för att registrera kostnaden i den månad då den uppkom. Ur ett effektivitetsperspektiv används inte upplupna kostnader om kostnaderna är för små för att vara väsentliga för de redovisade resultaten i resultaträkningen.
Kostnadsintäkter kan inte heller registreras om ett företag använder en mjuk stängning för att stänga böckerna, i vilket fall sannolikt kommer att uppstå kostnader under nästa rapportperiod.
