Inköpsdefinition
Inköp är det organiserade förvärvet av varor och tjänster på upphandlingsenhetens vägnar. Inköpsaktiviteter behövs för att säkerställa att nödvändiga artiklar erhålls i rätt tid och till en rimlig kostnad. En inköpsavdelning är särskilt nödvändig i en tillverkningsverksamhet där stora mängder råvaror och komponenter måste erhållas regelbundet. Inköpsavdelningens primära mål är följande:
Att hitta leverantörer som kan tillhandahålla varor och tjänster i enlighet med köparens krav.
Att köpa föremål som uppfyller köparens kvalitetsspecifikationer.
Att skapa en ström av leveranser till köparens lokaler som minimerar investeringarna i råvarulager och samtidigt säkerställer att varor finns tillgängliga efter behov.
För att minimera mängden kontant investering i lager.
Vanliga inköpsaktiviteter är följande:
Ta emot och verifiera inköpsrekvisitioner från hela företaget.
Sök efter kvalificerade leverantörer som kan uppfylla köparens behov.
Förbered och utfärda begäran om förslag (RFP) -dokument till kvalificerade leverantörer.
Utvärdera leverantörssvar på RFP, välj en vinnare och förhandla om ett kontrakt.
Utfärda inköpsorder till leverantörer som godkänner inköp. En huvudinköpsorder kan utfärdas när det finns ett antal leveranser som planeras enligt ett inköpsarrangemang.
Administrera kontrakt som har längre löptid.
Granska öppna inköpsorder för att se om några bör stängas.
Det finns en tendens att inköpsfunktionen fastnar i pappersarbete, vilket är relaterat till överdriven användning av anbudsförfaranden och utfärdande av inköpsorder. Funktionen kan effektiviseras genom att byta ut med enda källarrangemang för de flesta inköp. Dessutom görs nu lägre kostnadsköp med inköpskort, vilket undviker användningen av inköpsorder.
Inköpsavdelningen kan använda ett fristående inköpsprogram, även om systemet är mer effektivt om det integreras i programvaran för mottagnings- och leverantörsfunktionerna.
Liknande termer
Inköp kallas också upphandling.
