Kontanter och korta konton
Kontokontot och kortkontot är ett konto i huvudboken. Kontot lagrar beloppet med vilket det faktiska slutliga kontantsaldot skiljer sig från det inledande bokförda saldot på till hands, plus eller minus eventuella registrerade kontanttransaktioner under perioden.
Den primära användningen av kontant- och kortkontot är i kontantintensiva detaljhandels- eller bankmiljöer samt för hantering av små kontanter. I dessa fall bör kontantavvikelser sparas på ett enda, lättillgängligt konto. Denna information används sedan för att spåra varför kontantnivåer skiljer sig från förväntningarna och för att eliminera dessa situationer genom att använda bättre rutiner, kontroller och utbildning av anställda. Kontot används således som grund för en detektivkontroll.
Cash-and-short-kontot är ett utmärkt verktyg för att spåra bedrägerisituationer, särskilt när de spåras på underkontonivå för specifika kassaregister, småkassar och så vidare. En granskning av kontot på denna detaljnivå kan visa ett pågående mönster av lågnivå kontantstöld, som ledningen kan agera på. Till exempel kan bedrägningssituationer spåras till de personer som är direkt ansvariga för ett kassaregister eller småkassar.
Kontokassan och kortkontot är ett kostnadskonto, och aggregeras vanligtvis i raden "övriga kostnader" i resultaträkningen. Saldot på kontot tenderar att vara ganska litet. En större saldo på kontot är mer sannolikt att utlösa en utredning, medan det kanske inte är kostnadseffektivt att undersöka ett mindre saldo.
Som ett exempel på hur kontant- och kortkontot fungerar, gör en registeransvarig en månatlig granskning av en liten kassa som bör innehålla ett vanligt kontantsaldo på $ 200. Han finner att lådan innehåller $ 45 i kontanter och $ 135 i kvitton, vilket totalt endast är $ 180. Därför saknas $ 20 i kontanter. Detta kontantunderskott registreras som en debitering av kontokontot och det korta kontot (vilket är en kostnad) och en kredit till små kontanter eller kontokonton (vilket är en minskning av tillgången).
Alternativt, om det hade funnits för mycket kontanter i småkassan (faktiskt ett sällsynt villkor!), Skulle posten vändas, med en debitering till kontanter och en kredit till kontantöver- och kortkonto.
