Kupongdefinition

En kupong är ett internt dokument som beskriver och godkänner betalning av en skuld till en leverantör. Det används oftast i ett manuellt betalningssystem, där det ingår i kontrollsystemet. En kupong innehåller vanligtvis följande information:

• Leverantörens identifieringsnummer

• Det belopp som ska betalas

• Datum då betalningen ska göras

• De konton som ska debiteras för att registrera skulden

• Eventuella tillämpliga rabattvillkor för tidig betalning

• En godkännandesignatur eller stämpel

Kuponginformation kan samlas i ett paket där det grundläggande kupongdokumentet bifogas leverantörsfakturan, mottagningsbevis och inköpsorder. Detta paket är användbart för att förvara relaterade dokument på ett ställe och gör det lättare att både motivera och granska transaktioner med leverantörer.

En kupong skapas efter mottagandet av en faktura från en leverantör. Det är stämplat som "betalt" när en check eller elektronisk betalning görs till en leverantör, och arkiveras sedan tillsammans med alla styrkande handlingar.

Om kuponger används för alla leverantörer, kan deras totala summeras för att bestämma det totala beloppet av utestående leverantörskonton. Denna funktion behövs inte i ett datoriserat system, där rapporten om åldersskulder används istället.

En kupong skapas inte när en skuld endast har ackumulerats (vilket saknas leverantörsfaktura). Kuponger används inte heller i löneprocessen.