Definition av källedokument

Ett källdokument är originaldokumentet som innehåller information om en affärstransaktion. Ett källedokument samlar in viktig information om en transaktion, såsom namnen på de inblandade parterna, betalade belopp (om sådana finns), datum och innehållet i transaktionen. Källhandlingar identifieras ofta med ett unikt nummer så att de kan differentieras i redovisningssystemet. Förnumreringen av dokument är särskilt användbar, eftersom det gör det möjligt för ett företag att undersöka om några dokument saknas.

När informationen i ett källedokument har registrerats i redovisningssystemet indexeras källedokumentet för enkel åtkomst och arkiveras. Dokument som genererats under det senaste året lagras i allmänhet på plats, där äldre dokument lagras i billigare lagringsutrymmen utanför anläggningen.

Källedokument är kritiska för revisorer, som använder dem som bevis för att registrerade transaktioner faktiskt har inträffat. Ett källedokument används också av företag som bevis när de arbetar med sina affärspartners, vanligtvis när det gäller betalningar. Exempel på källhandlingar är:

• Avbruten kontroll

• Kreditnota

• Inbetalningsavi

• Kostnads ​​rapport

• Fakturera

• Formulär för rekvisition av material

• Inköpsorder

• Tidskort

• Kvitto

För bevisändamål är elektroniska bilder av källdokument i allmänhet acceptabla, även om pappersbaserad dokumentation fortfarande kan krävas i vissa fall.

Det är vanligtvis nödvändigt att spara källedokument i flera år. Internal Revenue Service föreskriver lagringsintervall för vissa typer av dokument relaterade till löner. Om det finns några frågor angående lagringsperioden för ett dokument, rådfråga en kunnig advokat.