Flexibel budget
Flexibel budgetöversikt
En flexibel budget anpassar sig till förändringar i faktiska intäktsnivåer. Faktiska intäkter eller andra aktivitetsåtgärder tas upp i den flexibla budgeten när en redovisningsperiod har slutförts och den genererar en budget som är specifik för insatserna. Budgeten jämförs sedan med faktiska kostnader för kontrolländamål. Stegen som behövs för att skapa en flexibel budget är:
Identifiera alla fasta kostnader och segregera dem i budgetmodellen.
Bestäm i vilken utsträckning alla rörliga kostnader ändras när aktivitetsmått förändras.
Skapa budgetmodellen, där fasta kostnader ”hårdkodas” i modellen, och rörliga kostnader anges som en procentandel av relevanta aktivitetsmått eller som en kostnad per aktivitetsmåttenhet.
Ange faktiska aktivitetsmått i modellen efter att en bokföringsperiod har slutförts. Detta uppdaterar de rörliga kostnaderna i den flexibla budgeten.
Ange den resulterande flexibla budgeten för den avslutade perioden i redovisningssystemet för jämförelse med faktiska kostnader.
Detta tillvägagångssätt varierar från den vanligare statiska budgeten, som inte innehåller annat än fasta belopp som inte varierar med faktiska intäktsnivåer. Budget kontra faktiska rapporter under en flexibel budget tenderar att ge avvikelser som är mycket mer relevanta än de som genereras under en statisk budget, eftersom både de budgeterade och faktiska kostnaderna baseras på samma aktivitetsmått. Detta innebär att avvikelserna sannolikt kommer att vara mindre än under en statisk budget, och kommer också att vara mycket användbara.
En flexibel budget kan skapas som varierar i sofistikeringsnivå. Här är flera varianter av konceptet:
Grundläggande flexibel budget . När det är enklast ändrar den flexibla budgeten de kostnader som varierar direkt med intäkterna. Det finns vanligtvis en procentsats inbyggd i modellen som multipliceras med faktiska intäkter för att komma till vilka kostnader som ska vara på en angiven intäktsnivå. När det gäller kostnaden för sålda varor kan en kostnad per enhet användas snarare än en procentandel av försäljningen.
Mellanliggande flexibel budget . Vissa utgifter varierar med andra aktivitetsmått än intäkter. Telefonkostnaderna kan till exempel variera med antalet anställda. I så fall kan man integrera dessa andra aktivitetsåtgärder i den flexibla budgetmodellen.
Avancerad flexibel budget . Utgifterna kan bara variera inom vissa intäktsintervall eller andra aktiviteter; utanför dessa intervall kan en annan andel av utgifterna gälla. En sofistikerad flexibel budget kommer att ändra proportionerna för dessa utgifter om de mätningar de baseras på överstiger deras målintervall.
Kort sagt, en flexibel budget ger ett företag ett verktyg för att jämföra faktiskt med budgeterat resultat på många aktivitetsnivåer.
Fördelar med flexibel budgetering
Den flexibla budgeten är ett tilltalande koncept. Här är flera fördelar:
Användning i miljö med variabel kostnad . Den flexibla budgeten är särskilt användbar i företag där kostnaderna är nära anpassade till nivån på verksamheten, till exempel en detaljhandelsmiljö där allmänna omkostnader kan separeras och behandlas som en fast kostnad, medan varukostnaderna är direkt kopplade till intäkterna.
Prestandamätning . Eftersom den flexibla budgeten omstrukturerar sig baserat på aktivitetsnivåer är det ett bra verktyg för att utvärdera chefernas resultat.
Budgeteffektivitet . Flexibel budgetering kan användas för att lättare uppdatera en budget för vilken intäkter eller andra aktivitetssiffror ännu inte har slutförts. Enligt detta tillvägagångssätt ger chefer sitt godkännande för alla fasta utgifter, liksom rörliga utgifter som andel av intäkterna eller andra aktivitetsåtgärder. Därefter slutför budgetpersonalen resten av budgeten, som flödar genom formlerna i den flexibla budgeten och automatiskt ändrar utgiftsnivåerna.
Dessa punkter gör den flexibla budgeten till en tilltalande modell för den avancerade budgetanvändaren. Innan du bestämmer dig för att byta till den flexibla budgeten bör du dock överväga följande utjämningsproblem.
Nackdelar med flexibel budgetering
Den flexibla budgeten verkar till en början vara ett utmärkt sätt att lösa många av de svårigheter som finns i en statisk budget. Det finns dock ett antal allvarliga problem med det, som vi behandlar i följande punkter:
Formulering . Även om flexbudgeten är ett bra verktyg kan det vara svårt att formulera och administrera. Ett problem med formuleringen är att många kostnader inte är helt variabla, utan har en fast kostnadskomponent som måste beräknas och inkluderas i budgetformeln. Dessutom kan mycket tid läggas på att utveckla kostnadsformler, vilket är mer tid än vad den typiska budgeteringspersonalen har tillgängligt mitt i budgetprocessen.
Stängningsfördröjning . En flexibel budget kan inte laddas in i redovisningsprogrammet för jämförelse med bokslutet. I stället måste revisorn vänta tills en finansiell rapporteringsperiod har slutförts, sedan lägga in intäkter och andra aktivitetsåtgärder i budgetmodellen, extrahera resultaten från modellen och ladda dem i redovisningsprogrammet. Först då är det möjligt att utfärda finansiella rapporter som innehåller budget kontra faktisk information, vilket försenar utfärdandet av finansiella rapporter.
Intäktsjämförelse . I en flexibel budget finns det ingen jämförelse mellan budgeterade och faktiska intäkter, eftersom de två siffrorna är desamma. Modellen är utformad för att matcha faktiska kostnader till förväntade kostnader, inte för att jämföra intäktsnivåer. Det finns inget sätt att markera om de faktiska intäkterna ligger över eller under förväntningarna.
Tillämplighet . Vissa företag har så få rörliga kostnader av något slag att det är lite meningsfullt att skapa en flexibel budget. Istället har de en enorm mängd fasta omkostnader som inte varierar beroende på någon typ av aktivitet. Tänk till exempel på en webbutik som laddar ner programvara till sina kunder; en viss utgift krävs för att underhålla butiken, och det kostar i princip inga sålda varor förutom kreditkortsavgifter. I denna situation är det ingen mening att skapa en flexibel budget, eftersom den inte kommer att skilja sig från en statisk budget.
Kort sagt, en flexibel budget kräver extra tid att konstruera, försenar utfärdandet av finansiella rapporter, mäter inte intäktsavvikelser och kanske inte är tillämplig under vissa budgetmodeller. Det här är allvarliga problem som tenderar att begränsa dess användning.
