Nollbasbudgettering

Översikt över nollbasbudgetering

En nollbasbudget kräver att chefer motiverar alla sina budgeterade utgifter. Detta står i motsats till det vanligare tillvägagångssättet att endast kräva motivering för stegvisa förändringar av budgeten eller de faktiska resultaten från föregående år. Således antas en chef teoretiskt ha en utgiftsbaslinje på noll (därav namnet på budgeteringsmetoden), oavsett vad den faktiska budgeten var året innan.

I själva verket antas en chef ha ett minimum av finansiering för grundläggande avdelningsverksamhet, över vilken ytterligare finansiering måste motiveras. Syftet med processen är att ständigt fokusera finansieringen på viktiga affärsmål och avsluta eller minska alla aktiviteter som inte längre är relaterade till dessa mål.

Det grundläggande processflödet under nollbasbudgettering är:

  1. Identifiera affärsmål

  2. Skapa och utvärdera alternativa metoder för att uppnå varje mål

  3. Utvärdera alternativa finansieringsnivåer, beroende på planerade resultatnivåer

  4. Ställ in prioriteringar

Begreppet att para tillbaka kostnader i lager kan också användas i omvänd ordning, där du avgränsar de specifika kostnader och kapitalinvesteringar som kommer att uppstå om du lägger till en ytterligare tjänst eller funktion. Således kan ledningen göra diskreta bestämningar av den exakta kombinationen av inkrementell kostnad och service för sin verksamhet. Denna process kommer vanligtvis att resultera i åtminstone en lägsta servicenivå, som fastställer en kostnadsbasnivå under vilken det är omöjligt för ett företag att gå, tillsammans med olika graderingar av tjänster över det minsta.

Fördelar med nollbasbudgettering

Det finns ett antal fördelar med nollbasbudgettering, som inkluderar:

  • Alternativ analys . Nollbasbudgettering kräver att chefer identifierar alternativa sätt att utföra varje aktivitet (som att hålla den internt eller lägga ut den), liksom effekterna av olika utgiftsnivåer. Genom att tvinga utvecklingen av dessa alternativ får processen chefer att överväga andra sätt att driva verksamheten.

  • Budgetinflation . Eftersom chefer måste knyta utgifter till aktiviteter blir det mindre troligt att de artificiellt kan blåsa upp sina budgetar - förändringen är för lätt att upptäcka.

  • Kommunikation . Nollbasbudgeten bör utlösa en betydande debatt bland ledningsgruppen om företagets uppdrag och hur det ska uppnås.

  • Eliminera icke-nyckelaktiviteter . En grundläggande budgetgranskning tvingar chefer att besluta vilka aktiviteter som är mest kritiska för företaget. Genom att göra det kan de rikta sig mot icke-nyckelaktiviteter för eliminering eller outsourcing.

  • Uppdragsfokus . Eftersom nollbas budgeteringskonceptet kräver att chefer kopplar utgifter till aktiviteter, tvingas de definiera de olika uppdragen i sina avdelningar - som annars kan vara dåligt definierade.

  • Redundansidentifiering . Granskningen kan avslöja att samma aktiviteter genomförs av flera avdelningar, vilket leder till att verksamheten elimineras utanför det område där ledningen vill att den ska vara centrerad.

  • Obligatorisk granskning . Att använda nollbasbudgetering regelbundet gör det mer troligt att alla aspekter av ett företag kommer att granskas regelbundet.

  • Resursallokering . Om processen genomförs med det övergripande företagsuppdraget och målen i åtanke bör en organisation sluta med en stark inriktning på medel inom de områden där de behövs mest.

Kort sagt, många av fördelarna med nollbasbudgettering fokuserar på en stark, introspektiv titt på ett företags uppdrag och exakt hur företaget fördelar sina resurser för att uppnå detta uppdrag.

Nackdelar med nollbasbudgettering

Den största nackdelen med nollbasbudgettering är den exceptionellt höga insats som krävs för att utreda och dokumentera avdelningens verksamhet. detta är en svår uppgift till och med en gång per år, vilket gör att vissa enheter endast använder proceduren varannan år, eller när det finns betydande förändringar inom organisationen. Ett annat alternativ är att kräva att nollbasbudgettering används löpande genom olika delar av ett företag under flera år, så att ledningen kan hantera färre sådana recensioner per år. Andra nackdelar är:

  • Byråkrati . Att skapa en nollbasbudget från grunden fortlöpande kräver en enorm mängd analys, möten och rapporter, som alla kräver ytterligare personal för att hantera processen.

  • Spelmanship . Vissa chefer kan försöka förskjuta sina budgetrapporter för att koncentrera utgifterna till de viktigaste aktiviteterna och därigenom se till att deras budgetar inte minskas.

  • Immateriella motiveringar . Det kan vara svårt att fastställa eller motivera utgiftsnivåer för verksamhetsområden som inte ger konkreta, konkreta resultat. Till exempel, vad är rätt mängd marknadsföringskostnad och hur mycket ska investeras i forsknings- och utvecklingsaktiviteter?

  • Ledningstid . Den operativa granskningen som är obligatorisk med nollbasbudgettering kräver en avsevärd förvaltningstid.

  • Utbildning . Chefer kräver betydande utbildning i nollbas budgeteringsprocessen, vilket ytterligare ökar den tid som krävs varje år.

  • Uppdateringshastighet . Den extra insats som krävs för att skapa en nollbasbudget gör det ännu mindre troligt att ledningsgruppen kommer att revidera budgeten kontinuerligt för att göra den mer relevant för konkurrenssituationen.

Relaterade Artiklar