Förfarandet för lagerräkning
I ett företag som inte har exakta lagerregister är det nödvändigt att regelbundet göra en fullständig räkning av inventeringen (känd som en fysisk räkning). Detta görs vanligtvis i slutet av en månad, kvartal eller år för att sammanfalla med slutet av en rapporteringsperiod. Som följande procedur visar, krävs det en stor ansträngning för att slutföra ett korrekt fysiskt lagerantal, så företag tenderar att begränsa antalet räkningar som genomförts per år. Stegen i processen är som följer:
Beställningstaggar . Beställ ett tillräckligt antal räknelappar i två delar för den mängd lager som förväntas räknas. Dessa taggar bör numreras sekventiellt så att de kan spåras individuellt som en del av räkningsprocessen.
Förhandsgranska inventering . Granska inventeringen flera dagar före det schemalagda inventeringsantalet. Om det saknas artikelnummer eller om artiklar verkar vara i ett tillstånd som är svårt att räkna (som att inte vara i påsar eller boxas), meddela lagerpersonalen att göra nödvändiga korrigeringar.
Förräkning av inventering . Gå igenom inventeringen flera dagar i förväg och räkna alla föremål som kan placeras i förseglade behållare. Försegla dem i behållarna och markera kvantiteten på tätningstejpen. Detta gör räkningsuppgiften mycket enklare under den faktiska räkningen. Om en tätning bryts, vet ett räknarlag att de behöver räkna om innehållet i en container igen.
Komplett datainmatning . Om det finns några återstående datainmatningstransaktioner som ska slutföras, gör det innan antalet fysiska lager börjar. Detta inkluderar transaktioner för utgivningar från lagret, retur till lagret och överföringar mellan lagerplatser i lagret.
Meddela utanför lagringsplatser . Om företaget har några externa lagringsanläggningar eller tredjepartsplatser som har företagsinventarier på sändningen, meddela dem att de ska räkna sin inventering till hands från det officiella räknedatumet och vidarebefordra denna information till lagerchefen.
Frysa lageraktiviteter . Stoppa alla leveranser från lagret och separera också alla nymottagna varor där de inte kommer att räknas. Annars kommer lagerregistreringen att vara i ett flöde under lagerräkningen och kommer därför inte att vara helt tillförlitlig.
Instruera räknarlag . Montera team för två personer för att räkna inventeringen och instruera dem i deras räkningsuppgifter. Dessa skyldigheter innebär att en person räknar inventering medan den andra personen markerar informationen på en räknaretikett. En kopia av taggen anbringas på inventeringen medan teamet behåller den andra kopian.
Utfärda taggar . En lagerhållare utfärdar block med räknelappar till räknarlagen. Varje lag är ansvarigt för att returnera ett specifikt numeriskt intervall med antal taggar, oavsett om taggarna används eller inte. Att bibehålla kontrollen över alla antal taggar säkerställer att förlorade taggar kommer att undersökas omedelbart.
Tilldela räkneområden . Tilldela ett specifikt utbud av soptunnor till varje räknarlag. Notera dessa platser med en överstrykningspenna på en karta över lagret. Inventaristen bör ha en huvudlista över vilka områden i lagret som har räknats och vilka team som har tilldelats till varje område.
Räkna inventering . En person i varje lag räknar ett specifikt föremål inom en fackplats och sedan markerar den andra personen fackplatsen, artikelbeskrivningen, artikelnumret, kvantiteten och måttenheten på en räknaretikett. Teamet fäster den ursprungliga kopian av taggen på lagerobjektet och behåller kopian.
Verifiera taggar . När ett räkneområde är slutfört återgår varje räknarlag till inventeraren, som verifierar att alla taggar har returnerats. Om det finns fler lagerområden som ska räknas, tilldela räknargrupperna ett nytt område och utfärda dem nya block med räknelappar efter behov.
Ange tagginformation . Ange informationen på räknarna i ett onlineformulär för datainmatning. När datainmatningen är klar skriver du ut en rapport som visar alla angivna taggnummer, sorterade efter taggnummer och letar efter eventuella luckor i siffrorna. Undersök eventuella numreringshål som hittats. Detta säkerställer att alla utgivna taggar inkluderades i filen.
Undersök ovanliga resultat . Sortera inventeringsrapporten på flera sätt att leta efter ovanlig information och undersök taggposten som är kopplad till var och en.
Det kan vara användbart att utvärdera denna procedur efter varje räkning, för att se om proceduren bör ändras för att kompensera för eventuella räkneproblem.
