Automatisk kontantansökan
När ett företag får ett stort antal kundbetalningar varje dag kan det vara ganska svårt för kassören att tillämpa kvitton på öppna kundfordringar i rätt tid. Om så är fallet kan insättningar försenas. Processen för kontantansökan kan väsentligen komprimeras genom användning av automatisk kontantapplikation.
Automatisk kontantapplikation kräver att låsboxoperatören använder en dataflöde för att vidarebefordra MICR-informationen (Magnetic Ink Character Recognition) från varje check som tas emot i låsboxen samt det totala betalningsbeloppet. Programvaran för kontantapplikationer använder en beslutstabell för att bestämma hur dessa betalningar ska tillämpas på öppna kundfordringar. Den automatiserade beslutsprocessen följer i allmänhet dessa steg:
- Matcha bankkontonumret som visas i varje check MICR-information till rätt kund. Detta får åtkomst till rätt kundregister för öppna kundfordringar.
- Matcha endast betalningar med fakturor där betalningsbeloppet exakt matchar fakturabeloppet.
- Av de återstående betalningarna matchar endast kontanter med fakturor där kontantbeloppet matchar det exakta beloppet för flera fakturor som just har betalats.
- Sparka ut alla återstående betalningar för manuell granskning.
Beslutstabellen kan innehålla mer sofistikerade regler, som att tillämpa kontanter om betalningsbeloppen inte inkluderar frakt- och / eller momsavgiften på en faktura. När ett företag undersöker de betalningar som systemet sparkar ut kan det gradvis justera beslutstabellen för att öka antalet automatiska kontantansökningar. De olika avdrag som görs gör det dock osannolikt att det någonsin kommer att vara möjligt att automatisera kontantansökningen helt. Ändå kan automatisk kontantapplikation avsevärt förbättra hastigheten med vilken kontanter tillämpas.
När kontantapplikationer har genomförts bokför programvaran dessa betalningar till kontantmottagningsmodulen i företagets bokföringsprogramvara. Om det automatiska kontantapplikationssystemet är en fristående applikation betyder det att uppdateringarna måste överföras till redovisningsprogrammet via ett anpassat gränssnitt.
