Redovisning av leverantörskonton

Redovisningen av leverantörsskulder innefattar registrering och betalning av skulder. Detta är det primära funktionsområdet genom vilket ett företag registrerar kostnader och betalar andra parter. De viktigaste redovisningsuppgifterna för betalning är följande:

1. Verifiering av faktura . Det första steget i redovisningen av leverantörsskulder är att säkerställa att alla inkommande fakturor från leverantörer är giltiga. Det finns två sätt att göra det. Ett alternativ är att en auktoriserad anställd godkänner varje faktura. Det andra alternativet är att jämföra informationen på varje faktura med den auktoriserande inköpsordern och mottagande dokumentation, som kallas trevägsmatchning. Eftersom båda alternativen är arbetskrävande är det vanligt att inte verifiera fakturor med små dollartotaler.
2. Fakturaregistrering . När en faktura har verifierats anger bokföraren det skyldiga beloppet i programvaran för leverantörsskulder. Den angivna informationen inkluderar leverantörens namn, fakturadatum och fakturabelopp. Den relaterade bokföringsposten som genereras av bokföringsmjukvaran är alltid en kredit till det leverantörskontot. Kvittningsdebiteringen kan antingen vara till ett utgiftskonto eller tillgångskonto.
3. Fakturabetalning . När en faktura ska betalas ställer revisorn upp den för betalning via bokföringsprogramvaran. Detta innebär vanligtvis att ett preliminärt kontrollregister körs och granskas för att säkerställa att alla poster som planeras för betalning faktiskt ska betalas. Om så är fallet laddas kontrollmaterialet i en skrivare och kontrollerna skrivs ut. Stödinformation bifogas varje kontroll och vidarebefordras sedan till en kontrollunderskrivare, som granskar varje informationspaket för fel och sedan signerar kontrollerna. Ett alternativ är att skicka elektroniska betalningar direkt till leverantörernas bankkonton. Efter betalning häftas all betalningsinformation tillsammans och sparas med leverantörsnamn.

Det finns ett antal ytterligare uppgifter involverade i redovisningen av leverantörsskulder, inklusive följande:

• Avstäm regelbundet leverantörskontot för att säkerställa att kontosaldot matchar de faktiska beloppen till leverantörerna.
• Skicka 1099 formulär till leverantörer efter kalenderårets slut, om sammanlagda betalningar till dem överstiger ett tröskelvärde.
• Kontakta leverantörer för att försäkra sig om att de har betalat in alla checkar som skickats till dem. I annat fall kan obetalda checkbelopp behövas vidarebefordras till en statlig regering som ej återhämtad egendom.