Kostnadshantering

Kostnadshantering är kontrollen av faktiska eller prognostiserade kostnader som uppstår för ett företag. Detta tillämpas bäst som en formaliserad process med några eller alla av följande steg:

• Samla information om aktuella och beräknade kostnader. Detta kommer vanligtvis från huvudboken för faktiska kostnader, men informationen kan också sammanställas genom ett aktivitetsbaserat kostnadsräkningssystem eller någon mindre formell insamlingsmetod. De beräknade kostnaderna kommer från jämförelser med liknande projekt eller produkter, eller uppskattningar baserade på beräknade räkningar.
• Granska den insamlade informationen för att se om kostnaderna kan minskas eller helt undvikas. Detta kan inkludera separering av kostnader i fasta, rörliga och blandade kostnader, granskning av kostnader på en trendlinje, analys av inverkan på flaskhalsverksamhet och jämförelse av kostnader för jämförelseföretag.
• Rapportera resultaten av analysen till ledningen med rekommenderade åtgärder.
• Ställa in kontroller för att säkerställa att förändringar som införts av ledningen följs på det sätt som avses.
• Övervaka alla förändringar som ledningen infört till följd av denna analys för att se hur ändringarna har modifierat företagets kostnadsprofil.

Om ett företag försöker hantera kostnader i samband med framtida aktiviteter (såsom design av en ny produkt eller byggande av en ny huvudkontor) är aktiviteterna för kostnadshantering något annorlunda. Någon av följande aktiviteter kan följas:

• Använda målkostnad för att kontinuerligt uppskatta kostnader när funktioner läggs till eller subtraheras från ett projekt (vanligtvis en ny produkt).
• Använda milstolpsgranskningar för att jämföra de kostnader som ursprungligen uppskattats uppstå till faktiska kostnader. Dessa recensioner kan ibland leda till att projekt avbryts direkt.

Kostnadshantering kan också innebära en enkel övervakningsfunktion där det inte finns något omedelbart behov av att göra ändringar. I detta fall kan följande metoder för kostnadshantering följas:

• Använda variansanalys för att markera skillnader mellan uppkomna kostnader och budgeterade kostnader.
• Använda undantagsanalys för att bara markera de avvikelser från budgeterade kostnader som överstiger en viss tröskel.
• Använd trendanalys för att notera långsiktiga förändringar av vissa kostnader.

Kort sagt, kostnadshantering är ett brett ämne som omfattar en mängd olika datainsamlings-, analys-, rapporterings- och kontrollaktiviteter. Varje företag som vill förbli lönsamt på lång sikt kommer att behöva spendera en stor del av sin tid på att ägna sig åt kostnadsstyrningsaktiviteter.