Kostnadernas inverkan på balansräkningen

När ett företag ådrar sig en kostnad minskar detta den vinst som redovisas i resultaträkningen. Emellertid påverkar även kostnaden balansräkningen, det är där balanserna för alla tillgångsslag, skulder och eget kapital redovisas. Kostnadernas påverkan på balansräkningen varierar beroende på arten av den ursprungliga kostnadstransaktionen. De möjliga variationerna är:

• Leverantörsskulder. De flesta kostnader registreras via leverantörsfunktionen när fakturor tas emot från leverantörer. I det här fallet ökar leverantörskontot medan utgiftsbeloppet minskar kontot för balanserade intäkter. Således ökar skuldens del i balansräkningen medan andelen minskar.

• Upplupen kostnad . När kostnader ackumuleras innebär detta att ett upplupet skulderkonto ökas medan kostnadens belopp minskar kontot för balanserade intäkter. Således ökar skuldens del i balansräkningen medan andelen minskar.

• Kontant betalning . När en kostnad bokförs samtidigt betalas den med kontanter, minskar kontantkontot (tillgångskontot) medan kostnadens belopp minskar kontot för balanserade intäkter. Det finns alltså kvittningar i balans- och tillgångssektionerna.

• Reservbyte . Bokföringsavdelningen kan välja att öka storleken på en reserv, såsom tillägg för osäkra konton eller ackumulerade avskrivningar. I så fall ökar detta ett kontrakonto (vilket är en ökning av en kreditbalans) samtidigt som mängden kvarhållna intäkter (vilket är en debiteringstransaktion) minskar. Effektivt är resultatet en ökning av en skuld och en minskning av eget kapital.

• Överföring från förutbetalda kostnader . En leverantör kan tidigare ha betalats i förskott för tjänster som ännu inte utförts, så betalningen registrerades ursprungligen på kontot för förutbetalda kostnader (tillgång). När tjänsterna så småningom förbrukas debiteras beloppet till kostnad. Resultatet är en nedgång i kontot för förutbetalda kostnader (tillgång) och en motsvarande nedgång på kontot för balanserade intäkter.