Den mjuka nära
En mjuk stängning definieras som att stänga böckerna med en förkortad stängningsprocedur. Genom att använda en soft close kan bokföringsavdelningen utfärda finansiella rapporter mycket snabbt och sedan återgå till sina normala dagliga aktiviteter. Denna förbättrade stängningshastighet kostar, eftersom bokslutens noggrannhet minskas med de olika intäkter och utgifter som normalt ingår i en mer omfattande avslutning. Detta innebär att resultaten som rapporteras genom en mjuk avslutning kan vara väsentligt felaktiga. Eller så kan de ha mer varierande resultat från månad till månad eftersom periodiseringar inte används för att jämna ut rapporterade resultat över flera rapporteringsperioder.
Den reducerade noggrannhetsnivån gör soft close opraktiskt för granskade eller reviderade finansiella rapporter som läses av utomstående. Det kan dock vara helt acceptabelt att använda soft close för intern ledningsrapportering, där total noggrannhet inte är helt nödvändig. En rimlig kompromiss är alltså att använda en mer grundlig avslutningsprocess närhelst en komplett uppsättning finansiella rapporter behövs för användning av utomstående (t.ex. vid årsskiftet) och mjukavslutningen för alla andra månader.
De finansiella rapporterna för ett offentligt ägt företag granskas noggrant, med granskningar vid slutet av tre kvartal och en fullständig granskning i slutet av året. Detta innebär att en mjuk stängning fortfarande kan användas under de övriga åtta månaderna av året. Således kan även ett offentligt företag dra nytta av en mjuk närhet två tredjedelar av tiden.
Steg som ofta hoppas över under en mjuk avslutning inkluderar:
Intäktsintäkter
Kostnadsintäkter
Elimineringar mellan företagen
Allokerade utgifter
Räkningar av fysiska inventeringar
Avstämningar av konton
Boka kontouppdateringar
De återstående viktiga stegen som fortfarande behövs för en mjuk stängning är:
Kundfakturering
Kommissionens periodiseringar
Undersökning av oegentligheter i lager (om lagerbalansen är stor)
Felkontroll av finansiella rapporter
Om resultaten för ett företag är särskilt mottagliga för alla föremål som har tagits bort från checklistan för mjukstängning, lägg till det i alla fall igen. Till exempel, om löneuppteckningen är stor, överväg att beräkna och periodisera den varje månad , oavsett vilken typ av stängning som organisationen använder. Att göra det kräver mer tid, men resulterar i mer exakta finansiella rapporter.