Papperslösa redovisningskoncept

Papperslös bokföring innefattar transaktionshantering som är helt elektronisk, utan papper involverat i någon affärsprocess. Avsikten är att effektivisera processer, minska transaktionsfelfrekvenser och eliminera dokumentlagring. Detta är dock mer ett koncept än en verklighet i de flesta organisationer. Istället tenderar företag att flytta i den allmänna riktningen för papperslös verksamhet över tid genom att implementera ett antal papperslösa förbättringar av befintliga system. Det enklaste sättet att göra det är att lägga ut vissa processer till tredje part som har tagit fram papperslösa lösningar. Till exempel:

  • Kostnadsrapportering . Ett av de mer populära papperslösa alternativen är att anställda loggar in på en webbplats som specialiserar sig på ersättning för utgiftsrapporter. De matar in sin kostnadsrapport efter behov, vidarebefordrar elektroniska versioner av sina kvitton om systemet begär det och betalas av ACH. Inget pappersarbete når företaget någonsin.

  • Låsbox . Kunder kan skicka checkbetalningar till en låsbox som drivs av ett företags bank. Banken skannar kontrollerna och lägger ut denna information på en säker webbplats som företagets kassör öppnar varje dag för att extrahera betalningsinformation.

  • Lön . Anställda kan ange sin arbetade tid via en online-portal, varefter leverantören behandlar löner och utfärdar en ACH-betalning till de anställda.

  • Skulder . Skulderpersonalen kan mata in skulder på en bankkontrollerad webbplats, ange vilka poster som ska betalas och låta banken utfärda ACH-betalningar.

Det är också möjligt att ha papperslös redovisning med interna processer, men detta är vanligtvis bara möjligt när det finns ett företagsomfattande system på plats. I så fall kan transaktioner initieras i andra avdelningar och systemet meddelar automatiskt bokföringspersonalen att vissa åtgärder måste vidtas. Till exempel skickar fraktavdelningen varor och programvaran meddelar fakturan att utfärda en faktura. inget pappersbaserat fraktmeddelande skickas till fakturan.

Det är också möjligt att engagera sig i papperslös redovisning i viss utsträckning genom att skanna dokument till en online-databas, som sedan är kopplad till specifika transaktioner i redovisningssystemet. Det kan dock finnas en avsevärd mängd arbete involverat i skanning, och originaldokumenten kan fortfarande behållas. Följaktligen behandlar digitalisering av befintliga dokument inte riktigt kärnkonceptet papperslös redovisning, det vill säga att till att börja med inga dokument har.

Relaterade Artiklar