Inkludera mottagningsbevis på fakturan

En insamlingsperson kan upptäcka att en kund inte är villig att betala en faktura förrän ett mottagningsbevis kan tillhandahållas, vilket visar att kunden har mottagit varorna. Kunden ska kunna få denna information själv, men dess processer kan vara så dåliga att personalen som leverantörskontot inte kan få denna information från sin egen mottagningsavdelning.

Om detta scenario orsakar betalning på vissa fakturor i överdriven omfattning, överväg att använda någon av paketleveranstjänsterna för att få informationen. Till exempel kan leveranser som skickas av UPS eller FedEx ställas in för att kräva en kvittosignatur från kunden. Dessa rederier publicerar signaturen och relaterad kvittoinformation på sina webbplatser, som säljaren sedan kan vidarebefordra till kundens kundavdelning. Alternativt kan du inkludera kvittoinformation och signaturbild direkt i en faktura, men detta innebär att fakturor endast utfärdas från och med mottagandedatum snarare än det vanligaste leveransdatumet (vilket också kan fördröja redovisningen av intäkterna).

Att använda detta tillvägagångssätt för att erhålla bevis på mottagande innebär att en säljare är begränsad till att bara använda de rederier som tillhandahåller denna typ av kvitto, vilket kan vara bland de dyrare fraktalternativen.