Den virtuella stängningen
En virtuell avslutning innebär användning av fullt integrerade bokföringssystem för hela företaget för att producera finansiella rapporter när som helst, på begäran. Detta tillvägagångssätt kräver inte bara ERP-system (enterprise resources planning), utan också en stor insats för att säkerställa att den underliggande informationen är korrekt. Den investering som krävs är så stor att du sällan ser en virtuell stängning i mindre företag. Den virtuella avslutningen kräver särskild uppmärksamhet åt följande områden:
- Centraliserad redovisning . Det är nästan omöjligt att uppnå en virtuell avslutning utan en hel del redovisningscentralisering i kombination med ERP-programvara. Omvänt betyder det att du inte kan ha redovisningsverksamhet spridd över hela verksamheten som drivs med olika bokföringsprogram.
- Standardiserad redovisning . Affärstransaktioner måste definieras och behandlas på samma sätt överallt. I annat fall måste bokföringspersonalen ägna tid åt att undersöka transaktionsavvikelser som lämnats in av de olika dotterbolagen.
- Fel vid spårning . Eventuella fel som hittats måste spåras och deras bakomliggande orsaker elimineras. Annars finns det för många problem med de virtuella nära finansiella rapporterna för att man ska kunna lita mycket på dem.
Resultaten av en virtuell avslutning kanske inte är helt korrekta, eftersom vissa utgiftsintäkter, kostnadsallokeringar och reserver är svåra att automatisera.
En virtuell stängning skiljer sig från en mjuk stängning genom att den mjuka stängningen kräver ett begränsat antal stängningssteg; och på grund av dessa stängningssteg används mjukstängningen vanligtvis bara i slutet av månaden. Eftersom en virtuell avslutning i huvudsak är automatiserad finns det inga stängningssteg som gör att du kan köra finansiella rapporter under vilken tidsperiod som helst. Därför är dagliga finansiella rapporter möjliga.
Kostnaderna och de långsiktiga ansträngningarna som krävs för att skapa en virtuell avslutning är inte en bra investering i branscher med långsammare tillväxt där det finns lite ny konkurrens och produktcykler är långa. Denna kostnad kan dock vara värdefull i den omvända situationen, där affärsmiljön förändras snabbt, och ledningen kan använda dagliga finansiella rapporter för att göra löpande kurskorrigeringar i den övergripande riktningen för verksamheten. Men även i det senare fallet är en virtuell avslutning bara värt ansträngningen om ledningen faktiskt kommer att använda informationen för att fatta beslut i rätt tid; om så inte är fallet kan en mer traditionell stängningsprocess vara en bättre och billigare lösning.
