Anläggningsförfaranden

Proceduren för erkännande av tillgångar

Ett av områdena där ett förfarande kan vara ganska användbart är för den första redovisningen av en anläggningstillgång i redovisningssystemet, eftersom detta är en relativt komplicerad transaktion. Förfarandet för att slutföra tillgångsredovisningsprocessen beskrivs nedan:

1. Bestäm basenheten . Bestäm basenheten för tillgången. Denna bestämning baseras på ett antal faktorer, till exempel om nyttjandeperioden för olika komponenter i tillgången är väsentligt olika, på vilken nivå du föredrar att fysiskt spåra tillgången och kostnadseffektiviteten för att spåra tillgångar på olika detaljeringsnivåer .
2. Kompilera kostnad . Sammanställa den totala kostnaden för basenheten. Detta är alla kostnader som uppstår för att skaffa basenheten och föra den till det skick och plats som är avsedd för dess användning. Dessa aktiviteter kan inkludera konstruktion av basenheten, inköpskostnader och därmed sammanhängande administrativa och tekniska aktiviteter.
3. Matcha till kapitaliseringsgränsen . Bestäm om den totala kostnaden för basenheten överstiger företags kapitaliseringsgräns. Om den inte gör det, ta sedan utgiften på kostnaderna när de uppstår. I annat fall fortsätter du till nästa steg.
4. Tilldela till tillgångsslag . Tilldela basenheten till den lämpligaste tillgångsklassen för vilken det finns en huvudbokskategori (t.ex. möbler och inventarier, kontorsutrustning eller fordon).
5. Skapa journalpost . Skapa en journalpost som debiterar tillgångskontot för lämplig tillgångsklass och krediterar det utgiftskonto där kostnaden för basenheten ursprungligen hade lagrats.

Proceduren för skapande av anläggningsposter

De exakta typerna av information som registreras för en anläggningstillgång kommer att variera beroende på verksamhet, vilket innebär att följande procedur kan behöva justeras. Följande provförfarande är avsett för registrering av en tillverkningstillgång.

1. Skapa post . Skapa en ny post för tillgången och tilldela nästa sekventiella postnummer till den. Om det spelas in i ett datorsystem tilldelar programvaran postnumret. Om inte, kommer anläggningsbokföraren att göra det.
2. Skriv en beskrivning . Beskriv tillgången i en mening. Om denna tillgång liknar andra företagstillgångar, använd samma beskrivningsformat. Annars kan du överväga att använda en beskrivning från tillverkaren.
3. Ange taggnummer . Ange numret på den företagslevererade taggen (om sådan finns) som är fäst på utrustningen. Om ingen tagg har använts anger du "Ingen tagg."
4. Ange serienummer . Ange tillverkarens serienummer på utrustningen. Om du inte hittar serienumret, kontakta tillverkaren för att ta reda på var det ska finnas. Om det inte finns något serienummer anger du "Inget serienummer."
5. Notera tillgångens plats . Notera tillgångens plats. Om möjligt, ange platsen åtminstone genom att bygga och helst efter rum. Om det finns i produktionsområdet, ange det arbetscenter där det ligger.
6. Tilldela ansvar . Ange namn eller åtminstone positionstitel på den person som är ansvarig för tillgången.
7. Registrera förvärvsdatumet . Ange månaden och året då tillgången var redo för avsedd användning och om den faktiskt användes från och med det datumet.
8. Ange kostnad . Ange den totala initiala aktiverade kostnaden för tillgången. Detta ska matcha det belopp som registrerats i huvudboken eller anläggningstillgången för tillgången. Använd inte det belopp som anges på leverantörsfakturan, eftersom andra kostnader kan ha lagts till. Det här steget förutsätter att programvaran för anläggningstillgångar inte har information som kopplas direkt till den från huvudboken eller anläggningstidningen.
9. Tilldela till tillgångsslag . Tilldela tillgången till en tillgångsklass genom att jämföra dess egenskaper med de vanliga tillgångsklasser som används av företaget. Om du är osäker, granska relaterade tillgångar för att avgöra vilka klasser de tilldelades. Detta är ett viktigt steg, eftersom nyttjandeperioder och avskrivningsmetoder ofta tilldelas automatiskt baserat på tillgångsklassen.
10. Ange livslängd . Om systemet inte automatiskt tilldelar en livslängd baserat på tillgångsklassen, ange livslängden.
11. Godkänn post . Låt den registeransvarige granska och godkänna filen. Korrigera eventuella problem som granskaren noterat.
12. Lagra posten . Om informationen registreras i ett helt manuellt system, spara den efter tillgångsklass och sedan efter postnummer i posterna för anläggningstillgångar.

Avskrivningsförfarandet

Det bör finnas en detaljerad avskrivningsprocedur som anger exakt hur varje anläggningstillgång ska kategoriseras och hur den avskrivs baserat på den tillgångsklass som den tilldelas. Grundförfarandet är:

1. Tilldela en tillgångsklass . Matcha anläggningstillgången till företagets standardbeskrivningar för tillgångsslag. Om du är osäker på rätt klass att använda, undersök de tillgångar som redan tilldelats de olika klasserna, eller konsultera den registeransvarige.
2. Tilldela avskrivningsfaktorer . Tilldela anläggningstillgången nyttjandeperiod och avskrivningsmetod som är standardiserad för den tillgångsklass som den ingår i. Detta tilldelas automatiskt i vissa datoriserade system, där tilldelningen av en tillgångsklass automatiskt tilldelar en tillgång en livslängd och avskrivningsmetod.
3. Bestäm bärgningsvärde . Rådgör med inköpspersonalen eller industritekniken för att avgöra om tillgången förväntas ha ett återvinningsvärde vid slutet av dess livslängd. Om detta restvärde överstiger företagets policy för minsta restvärde, notera det i avskrivningsberäkningen.
4. Skapa avskrivningsberäkning . Skapa avskrivningsberäkningen baserat på nyttjandeperioden och avskrivningarna som är obligatoriska för tillgångsklassen med tillgångskostnaden minus eventuella restvärden. Detta görs automatiskt för tillgångar som matats in i ett programvarupaket för anläggningstillgångar, men måste annars genereras manuellt.
5. Skriv ut avskrivningsrapport . Skriv ut avskrivningsrapporten, sorterad efter tillgångsslag.
6. Skapa journalpost . Skapa den månatliga avskrivningsdagboksposten med hjälp av standardavskrivningsmallen. Standardposten är att registrera en debitering för avskrivningskostnaden (totalt eller per avdelning) och att registrera en kredit på det ackumulerade avskrivningskontot för varje tillgångsslag. Denna information kommer från summan i avskrivningsrapporten.
7. Ange transaktionen . Registrera journalposten i bokföringsprogramvaran.
8. Arkivera säkerhetskopieringsmaterial . Bifoga avskrivningsrapporten till journalinmatningsformuläret och arkivera det i journalpärmen.

Interdepartment Transfer Procedure

Om anläggningstillgångar flyttas rutinmässigt mellan avdelningar bör det finnas ett förfarande som säkerställer att relaterade poster uppdateras. Procedurstegen är:

1. Fyll i ett formulär som identifierar vilken tillgång som överförs från en avdelning. Detta bör innehålla det unika tillgångstaggnumret och en allmän beskrivning av tillgången. Chefen för denna avdelning undertecknar formuläret för att bekräfta att tillgången ska flyttas någon annanstans.
2. Chefen för den avdelning som tar emot tillgången undertecknar också formuläret för att bekräfta mottagandet.
3. Vidarebefordra formuläret till bokföringen för anläggningstillgångar, som får tillgång till tillgångsposten i redovisningssystemet och tilldelar tillgången till den mottagande avdelningen. Revisorn flyttar också den relaterade avskrivningsavgiften till den mottagande avdelningen.
4. Skicka kopior av formuläret till båda avdelningscheferna för deras register.