Redovisningssystemdesign

Utformningen av redovisningssystem

Bokföringssystemet är i huvudsak en databas med information om affärstransaktioner. Den primära användningen av en databas är som en informationskälla, så redovisningssystemet måste utformas på ett sätt som är kostnadseffektivt för att tillhandahålla den information som behövs. Nyckelfaktorerna i redovisningssystemets utformning är följande:

• Enkel eller dubbel post . Ett väldigt litet företag fungerar helt enkelt genom att registrera kontantkvitton och betalningar i sin checkbok. Detta är känt som ett enda inmatningssystem och är bara adekvat när en företagsägare inte har något intresse av att lära sig mer om tillgångarnas och skuldernas innehav. Systemet för enkel inmatning är extremt förenklat men kan vara tillräckligt. Systemet med dubbla poster är utformat för att inte bara registrera försäljning och kostnader utan också tillgångar, skulder och eget kapital och ger därmed betydligt mer information. Systemet med dubbelinmatning kräver mer skicklighet i registrering av transaktioner och används av alla större organisationer.

• Kontant- eller periodiseringsbasis . Kontantgrunden för redovisning registrerar endast transaktioner som kontanter tas emot eller används, medan periodiseringsbasen registrerar transaktioner när de ska redovisas, oavsett kontantförändringar. Periodiseringsgrunden behövs för att överensstämma med någon av bokföringsramarna, såsom allmänt accepterade redovisningsprinciper eller internationella redovisningsstandarder. Om du förväntar dig att du behöver granskade finansiella rapporter i framtiden ska du använda periodiseringen av redovisningen.

• Kontokodsstruktur . Kontokodstrukturen är den numeriska eller alfanumeriska beteckningen som ges till varje konto där information lagras. En lång kontokod, till exempel en med sju eller fler siffror, möjliggör en hel del specifik registrering. Men det kräver också mer arbete att underhålla, och det finns en högre risk att information kodas felaktigt till fel konton. Således är det i allmänhet bäst att minimera komplexiteten (dvs. längden) på kontokodstrukturen. Mindre organisationer kan tycka att så lite som en tresiffrig kontokodstruktur räcker för att spela in information, medan större enheter med flera divisioner kan kräva betydligt mer komplexa kodstrukturer.

• Accounts used. You must decide which accounts to create. At a minimum (for a double entry accrual system) you will need accounts for cash, accounts receivable, inventory, fixed assets, accounts payable, accrued liabilities, equity, revenue, cost of goods sold, and administrative expenses. However, even a smaller business needs several times this number of accounts in order to keep adequate track of its operations. In particular, it will likely be necessary to maintain a number of different expense accounts, in order to more closely examine expenses.

• Divisionsrepresentation . En större verksamhet kan anta en standard uppsättning konton och replikera dem för vart och ett av dess dotterbolag. Detta kan också vara nödvändigt för enskilda produktlinjer eller anläggningar. Denna nivå av finkornig detalj är särskilt vanlig när ett företag driver ett aktivitetsbaserat kostnadsberäkningssystem.

• Rapporter . Informationen som lagras i redovisningssystemet måste sammanställas i ett rapportsystem som används antingen för att presentera ett företags ekonomiska resultat och position eller för att tillhandahålla mer specifika rapporter om ekonomiska resultat. Många av dessa rapporter är förpackade med bokföringsprogramvarupaket, även om ett företag kan ha speciella behov som kräver specialanpassade rapporter.

• Procedurer . Ett redovisningssystem är inte i drift förrän det finns en uppsättning procedurer som visar användarna hur systemet ska drivas. De vanligaste av dessa procedurer dokumenteras vanligtvis i detalj och förmedlas till anställda genom formella utbildningar.

• Kontroller . Ett antal redovisningskontroller behövs för att säkerställa att ett redovisningssystem fungerar på det sätt som avses. Dessa kontroller kommer att vara specifika för företaget och kan kräva deltagande av företagets revisorer eller en extern konsult för att säkerställa att den uppsättning kontroller som är installerade är lämpliga för verksamheten.

Många av de frågor som just noterats är så grundläggande att du måste få dem redan från början eller riskera att behöva bygga om hela bokföringssystemet vid ett senare tillfälle för att tillgodose alla ändringar som behövs. I synnerhet är det bäst att omedelbart anta ett bokföringssystem med dubbla poster och periodiseringsredovisning.