Hur man förbereder en provbalans
Det första steget i processen att skapa finansiella rapporter är att upprätta en försöksbalans. En försöksbalans upprättas i slutet av varje rapporteringsperiod. Detta görs för att samla redovisningsinformation för inkludering i de finansiella rapporterna. För att förbereda en provbalans, följ dessa steg:
Skapa ett kalkylblad med åtta kolumner med kolumnrubriker för kontonummer, kontonamn, debiteringssumma och kreditbelopp. Dessa täcker de första posterna i kalkylbladet. Vi kommer att lägga till de återstående kolumntitlarna senare.
För varje huvudbokskonto sammanfattar du kontosaldot så att det finns ett enda kontosaldo som antingen är en debet eller en kredit.
Från och med det första kontot i huvudboken överför du kontonumret och kontonamnet till försöksbalansarbetsbladet. Om det slutliga saldot på kontot är en debitering anger du detta belopp i debiteringskolumnen för det kontot. om slutbalansen är en kredit, ange detta belopp i kreditkolumnen för det kontot.
Lägg upp beloppen i betalkolumnen och lägg upp beloppen i kreditkolumnen. Totalen ska matcha. Om inte överfördes antingen ett kontosaldo till testbalansen eller så överfördes det felaktigt eller så är huvudboken felaktig. Åtgärda dessa problem innan du fortsätter.
Lägg till titlar i den femte och sjätte kolumnen i kalkylbladet, som är för att justera debiteringar och justera krediter. Använd dessa kolumner för att ange eventuella justeringsposter. Dessa justeringar är vanligtvis för periodiserade poster för att antingen skjuta upp eller påskynda redovisningen av kostnader.
Lägg till titlar i den sjunde och åttonde kolumnen i kalkylbladet, som är för de slutgiltiga och totala kreditbeloppen. Posterna i den här kolumnen är de ursprungliga debiteringarna och krediterna plus eller minus de justerande posterna.
Lägg upp beloppen i den sista debiteringskolumnen och lägg upp beloppen i den sista kreditkolumnen. Totalen ska matcha. Om inte, flyttades ett justerat kontosaldo inte korrekt. Åtgärda dessa problem innan du fortsätter.
Försöksbalansen är nu redo att användas vid upprättandet av finansiella rapporter. Det är mycket möjligt att de preliminära finansiella rapporterna som härrör från denna försöksbalans kommer att kräva ytterligare justeringar, i vilket fall de ytterligare ändringarna görs i de justerande postkolumnerna och nya finansiella rapporter skapas.
En provsaldo behövs inte i ett datoriserat bokföringssystem, eftersom programvaran automatiskt upprättar bokslutet från informationen i huvudboken. det finns inget mellanliggande steg för att också förbereda en försöksbalans.
