Leverantörskontroller

Leverantörskontroller används för att mildra risken för förluster i leverantörsfunktionen. Lånekontroller samlas i tre allmänna kategorier, som verifierar företagets skyldighet att betala, matar in leverantörsdata i datorsystemet och betalande leverantörer. Kontrollerna är som följer:

Skyldighet att betala kontroller

Verifieringen av betalningsskyldigheten kan ske genom en av flera möjliga kontroller. Dom är:

  • Fakturagodkännande . Den person som kan godkänna betalning betyder att han eller hon godkänner en leverantörsfaktura. Detta är dock faktiskt en relativt svag kontroll om godkännaren bara ser leverantörsfakturan, eftersom det inte finns något sätt att avgöra om varorna eller tjänsterna mottogs eller om de priser som debiteras var vad företaget ursprungligen gick med på. Godkännaren kanske också vill veta vilket huvudbokskonto som kommer att debiteras. Följaktligen är det bättre att ha leverantörens personal först att sätta ihop leverantörsfakturan, godkänna inköpsorder och ta emot dokumentation i ett paket och sedan stämpla fakturan med ett signaturblock som innehåller kontonumret som ska debiteras och sedan ha godkännaren granska det. Detta tillvägagångssätt ger granskarna en mycket komplett uppsättning information att arbeta med.

  • Godkännande av inköpsorder . Inköpsavdelningen utfärdar en inköpsorder för varje köp som görs. Genom att göra detta godkänner inköpspersonalen i huvudsak alla utgifter innan de har gjorts, vilket kan förhindra att vissa utgifter någonsin uppstår. Eftersom denna kontroll medför en avsevärd mängd arbete från inköpspersonalen kommer de troligen att be anställda att begära artiklar på ett formellt inköpsbegäran.

  • Slutför en trevägsmatch . Leverantörspersonalen matchar leverantörsfakturan med den relaterade inköpsordern och mottagningsbeviset innan betalning godkänns. Detta tillvägagångssätt ersätter behovet av individuellt fakturagodkännande, eftersom godkännande baseras på inköpsordern istället. Det är också bättre än att godkänna endast baserat på inköpsordern, eftersom det också verifierar mottagandet av varorna. Det är dock också smärtsamt långsamt och kan gå sönder om det saknas pappersarbete.

  • Manuell duplicerad betalningssökning. Ett datoriserat betalningssystem gör en automatisk sökning efter dubbla fakturanummer. Detta är en mycket svårare strävan i ett helt manuellt redovisningssystem. I det här fallet kan betaltjänstemannen söka igenom leverantörsfilen och obetalda fakturafilen för att se om en faktura just mottagen från en leverantör redan har betalats. I många situationer gör volymen på inkommande leverantörsfakturor detta så svårt att den betalbara personalen överger alla försök att identifiera dubbletter av fakturor och accepterar helt enkelt att den ibland kommer att betala för sådana artiklar.

Kontroller för datainmatning

Det finns flera sätt att säkerställa att alla leverantörsfakturor har bokförts i systemet för leverantörsskulder, även om dessa kontroller har varierande framgång. Kontrollerna är:

  • Spela in efter godkännande . Denna kontroll tvingar personalen som ska betalas för att verifiera godkännandet av varje faktura innan den går in i systemet.

  • Spela in innan godkännande . Denna kontroll prioriterar betalande leverantörer större prioritet än att erhålla betalningsbehörigheter, eftersom varje mottagen faktura registreras i betalningssystemet på en gång. Denna kontroll fungerar bäst där inköpsorder redan har använts för att godkänna ett köp.

  • Anta en riktlinje för fakturering . Det kanske största problemet inom datainmatning av leverantörer är dubbla betalningar. Detta verkar inte vara ett problem, eftersom de flesta företag använder bokföringsprogramvara som automatiskt upptäcker dubbletter av fakturor och förhindrar dubbla betalningar. Det kan dock vara inkonsekvent i hur fakturanummer registreras. Exempelvis registrerar du fakturanummer 0000078234 med de ledande nollorna eller utan dem? Om samma faktura presenteras för betalningspersonalen två gånger och den registreras som 0000078234 en gång och 78234 nästa gång, kommer systemet inte att flagga dem som dubbla fakturor. Samma problem uppstår med bindestreck i ett fakturanummer; ett fakturanummer 1234-999 kan registreras som 1234-999 eller som 1234999.

  • Matcha till budget i finansiella rapporter . Om en leverantörsfaktura var felaktigt debiterad till fel avdelning, är det möjligt att en avdelningschef som granskar bokslutet skulle upptäcka skillnader mellan det debiterade beloppet och budgeten, vilket skulle föra frågan till redovisningsavdelningen.

Betalningskontroller

Huvuddelen av de kontroller som anges nedan avser betalning med check, eftersom det fortfarande är den dominerande betalningsformen. Kontrollerna är:

  • Delad checkutskrift och signering . En person bör förbereda kontroller och en annan person ska underteckna dem. Genom att göra det sker en korskontroll av utfärdandet av kontanter.

  • Förvara alla kontroller på en låst plats . Oanvänd checkstock ska alltid lagras på en låst plats. Annars kan checkar stulas och bedrägligt fyllas i och tas ut. Detta innebär att alla signaturplattor eller stämplar också ska lagras på en låst plats.

  • Spåra sekvensen av kontrollnummer som används . Underhåll en inloggning som listar intervallet för kontrollnummer som används under en kontrollkörning. Detta är användbart för att avgöra om några kontroller i lagring kan saknas. Denna logg ska inte förvaras med de lagrade kontrollerna, eftersom någon kan stjäla loggen samtidigt som de stjäl kontrollerna.

  • Kräv manuell kontrollsignering . Ett företag kan kräva att alla kontroller undertecknas. Detta är faktiskt en relativt svag kontroll, eftersom få checkunderskrivare gräver i varför checkar utfärdas och sällan ifrågasätter de betalade beloppen. Om ett företag väljer att använda en signaturplatta eller stämpel istället är det mycket viktigare att ha ett starkt beställningssystem; inköpspersonalen blir fakturagodkännare av fakturor genom att utfärda inköpsorder tidigare i leverantörsprocessflödet.

  • Kräv en ytterligare checkunderskrivare . Om beloppet för en check överstiger ett visst belopp, behöver du en andra checkunderskrivare. Den här kontrollen ger förmodligen flera personer på äldre nivå chansen att sluta betala. I verkligheten är det mer sannolikt att bara införa ytterligare ett steg i betalningsprocessen utan att verkligen stärka kontrollmiljön.

Relaterade Artiklar