Löneförfarande
Bearbetningen av löner kan orsaka fel på flera ställen, vilket kräver ett detaljerat processflöde som också innehåller flera kontroller. Denna procedur kan användas för att säkerställa att lönerna hanteras konsekvent på en repetitiv basis. Det faktiska processflödet kan variera något från stegen nedan, eftersom det kan finnas skillnader relaterade till användningen av manuella, datoriserade eller outsourcade lösningar för lönebehandling. Den mest troliga versionen av proceduren, inklusive ansvar och grundläggande kontroller, följer:
Uppdatera anställdas huvudfil . Lönekontoret får meddelande om ändringar av anställdsinformation som påverkar behandlingen av löner, till exempel undantag från undantag och ändringar av lönesatsen. Uppdatera medarbetarens huvudfil i löneprogrammet med dessa ändringar.
Ställ in löneperiod . Kontrollera att lönemodulen är inställd för rätt löneperiod.
Ange arbetad tid . Ange mängden ordinarie och övertid arbetade av varje anställd i lönesystemet. Om företaget manuellt beräknar löner, behövs inte detta steg och nästa steg. Om företaget använder datoriserade tidsklockor för att samla sin tidvisningsinformation kan informationen överföras direkt till löneprogrammet.
Ange manuella betalningar . Ange beloppen för alla manuella lönecheckar som ännu inte har registrerats i lönesystemet. Dessa kan vara lönejusteringar från tidigare perioder eller betalningar relaterade till den första anställningen eller uppsägningen av anställda.
Beräkna uppsägningslön . Beräkna manuellt det belopp som ska betalas till alla anställda som har lämnat företaget, inklusive deras oanvända semester och avgångsvederlag. Detta involverar vanligtvis bara de anställda som har lämnat företaget frivilligt, eftersom tvångsavgångar kräver nästan omedelbara betalningar som vanligtvis faller utanför den normala lönehanteringsperioden.
Ändra avdrag . Ange eventuella ändringar av standardavdrag från anställdas lön, t.ex. för sjukförsäkring, garneringar och välgörenhetsavgifter.
Beräkna lön . Låt programvaran bearbeta alla betalningsberäkningar för perioden. Om företaget manuellt beräknar lön, använd sedan skattetabellerna som tillhandahålls av de federala och statliga myndigheterna för att bestämma rätt mängd skattetillägg.
Granska rapporter . Om löneberäkningarna antingen läggs ut eller använder löneprogramvara, skriv ut följande rapporter och granska de underliggande transaktionerna för fel. Behandla lönen igen tills dessa problem har rättats.
Rapport om negativa avdrag (kan indikera ett datainmatningsfel eller bedrägeri)
Rapport om negativa skatter (kan indikera ett datainmatningsfel eller bedrägeri)
Preliminärt löneregister (nyckeldokumentet som används för att lokalisera fel)
Sorterad lista över betalda löner (fokusera på alltför höga eller låga lönen för att upptäcka potentiellt felaktiga arbetade timmar eller lönesatser)
Trendlinje för lönekostnad efter avdelning (kan indikera att löner debiteras fel avdelning)
Utfärda betalningar . När analysen av rapporter inte visar några fler fel, bearbeta betalningar till anställda.
Rapporter om hanteringen av problem (valfritt) . Utfärda lönerapporter till ledningen som är relaterade till lönen som just avslutats. Exempel på sådana rapporter är en trendlinje för övertid för anställda och en trendlinje för ersättningskostnader per avdelning.
Säkerhetskopiera data . När lönelistan har slutförts, säkerhetskopiera data som är relaterade till den. Om lönebehandling outsourcas hanteras detta av leverantören. Om intern programvara används, arkivera data. Om ett manuellt system används, placera löneregistret i låst lagring.
Lås ner perioden . Lås ner löneperioden i lönenivåmodulen för den period som just avslutats för att förhindra obehöriga ändringar. Detta är i huvudsak detsamma som steg 2; genom att låsa löneperioden flyttar vi framåt till nästa löneperiod.
Insättningsskatt . Sätt in löneskatter och verifiera överföringen till regeringen. Om företaget har lagt ut sin lönehantering hanteras detta steg av leverantören.
Lagra tidkort . Arkiver tidskorten nära löneavdelningen. Det är mycket möjligt att anställda ifrågasätter deras lön, i vilket fall de senaste tidskorten ska vara lättillgängliga för granskning. Efter en månad eller två kan tidskorten flyttas till längre lagring.
Undersök fel . Om det finns problem med lönehantering, var säker på att anställda hittar dem! Undersök alla transaktionsfel som påträffats och initiera ändringar för att mildra deras fortsatta förekomst. Detta kan innebära ändring av förfaranden eller införande av nya kontroller.
