Definition av kostnadskonto
Kostnadskontokonceptet har två olika betydelser. Det ena innebär rese- och underhållningskostnader, och det andra är ett mer allmänt begrepp som identifierar en typ av konto. Båda definitionerna anges nedan.
T & E-utgiftskontot
Med ett utgiftskonto avses medel som betalas till en anställd, som sedan används för rese- och underhållningskostnader. Kostnadskontofonder kan betalas före den tidpunkt då de faktiskt används för företagsverksamhet, i vilket fall medlen kallas förskott. Alternativt kan medlen betalas ut som svar på att en anställd lämnar in en kostnadsrapport, i vilket fall medlen kallas ersättning. Ett förskott registreras initialt som en omsättningstillgång, medan en ersättning omedelbart bokförs som en kostnad när den uppstår. När en anställd lämnar bevis för hur ett förskott användes redovisas omsättningstillgången som en kostnad.
Mängden kontanta betalningar som är associerade med ett utgiftskonto tenderar att vara störst när de är kopplade till en anställd som arbetar oberoende av den interna verksamheten i ett företag, varav det bästa exemplet är en säljare. Dessa individer behöver tillräcklig finansiering för att resa mer än vad som är vanligt för andra anställda.
Begreppet kostnadskonto kan missbrukas, antingen genom att spendera mer pengar än vad en klok person skulle kräva, eller genom att ta emot förskott och inte använda kontanterna för företagets räkning. Följaktligen inför många företag stränga kontroller över användningen av utgiftskonton, inklusive användning av utgiftsrapporter, resepolicyer, granskningar av betalningar som gjorts och löpande granskningar av det utestående saldot på förskottstillgångskontot.
Typ av kostnadskonto
Huvuddelen av alla konton som används i huvudboken är utgiftskonton. Detta är en typ av tillfälligt konto där alla kostnader som en enhet har haft under en bokföringsperiod lagras. Således kan det finnas utgiftskonton för bankavgifter, kostnaden för sålda varor, verktyg och så vidare. Dessa konton betraktas som tillfälliga, för de nollställs i slutet av räkenskapsåret för att göra plats för registrering av en ny uppsättning utgifter under nästa räkenskapsår.
