Redovisning av små kontanter

Små kontanter är en liten summa kontanter som förvaras i företagets lokaler för att betala för mindre kontantbehov. Exempel på dessa betalningar är kontorsmateriel, kort, blommor och så vidare. Små kontanter förvaras i en liten kassalåda eller låda nära där det behövs mest. Det kan finnas flera små kontanter i ett större företag, förmodligen en per byggnad eller till och med en per avdelning. Ett separat redovisningssystem används för att spåra små kontanter.

Petty Cash-systemet

För att inrätta en penningfond skapar kassören en check på beloppet för den finansiering som tilldelats en viss småfond (vanligtvis några hundra dollar). Alternativt kan kassören helt enkelt räkna ut kontanter för småpengfonden om det finns tillräckligt med sedlar och mynt på platsen. Den första bokföringen av små kontanter är en debitering på kontot för små kontanter och en kredit till kontot.

Förvaltaren för små kontanter betalar sedan ut små kontanter från fonden i utbyte mot intäkter relaterade till utgifterna. Det finns ingen journalbokning just nu; istället fortsätter kassabalansen i småfonden att minska medan antalet kvitton fortsätter att öka. Summan av intäkterna och återstående kontanter ska alltid motsvara det initiala beloppet för småfinansiering. Registreringsfel och stöld kan dock leda till en avvikelse från det ursprungliga finansieringsbeloppet.

När kontantsaldot i småkassafonden sjunker till en tillräckligt minimal nivå ansöker vårdnadshavaren om mer pengar från kassan. Detta har formen av en sammanfattning av alla kvitton som vårdnadshavaren har ackumulerat. Kassören skapar en ny check på kvitton och byter check mot kvitton. Journalkontot för små kontanter är en debitering på kontot för små kontanter och en kredit till kontot.

Förvaltaren för små kontanter fyller på lådan eller lådan som nu bör innehålla det ursprungliga kontantbeloppet som var avsedd för fonden. Kassören skapar en dagbokspost för att registrera kvitto för små kontanter. Detta är en kredit till småkontokontot och troligen debiteras flera olika utgiftskonton, till exempel kontot för kontorsmateriel (beroende på vad som köpts med kontanterna). Saldot på småkassakontot ska nu vara detsamma som det belopp som det började med.

I själva verket är saldot på småkontokontot högre än kontantbeloppet i småkassan, eftersom kontanterna i rutan kontinuerligt betalas ut. Skillnaden är dock så liten att den är helt oväsentlig för resultatet i de finansiella rapporterna. Skillnaden förenas alltså bara när kassan måste fyllas på.

Exempel på småpengar

Ett företag inrättar en penningfond och initialt finansierar den med $ 300. Posten är: