Inköpsbok
Inköpsboken är ett underbok där inköp registreras. Inköpsboken är en del av bokföringsavdelningens databas; den underhålls inte av inköpsavdelningen. Huvudboken är användbar för att separera ett register över belopp som ett företag spenderar med sina leverantörer. Inköpsboken visar vilka inköp som har betalats och vilka inköp som förblir utestående. En typisk transaktion som görs i inköpsboken kommer att registrera ett leverantörskonto, följt vid ett senare tillfälle av en betalningstransaktion som eliminerar leverantörskontot. Det finns alltså troligtvis ett utestående saldo i kontot när som helst.
Om inköpsvolymen är relativt låg, finns det inget behov av en inköpsbok. Istället registreras denna information direkt i huvudboken.
Om du skulle ha en manuell registrering av inköpsboken, kan den innehålla betydligt mer information än vad som just angavs. Datafälten i en manuellt förberedd inköpsbok kan innehålla följande information för varje transaktion:
Inköpsdatum
Leverantörskod (eller namn)
Leverantörs fakturanummer
Beställningsnummer (om det används)
Identifieringskod för köpt artikel (kan vara artikelmasterkod eller leverantörens referensnummer)
Betalt belopp
Moms betald
Betalningsflagga (anger om betald eller inte)
Det primära dokumentet som registreras i inköpsboken är leverantörsfakturan. Om leverantörer beviljar en kredit tillbaka till verksamheten för varor som returnerade varor eller föremål som har skadats under transitering, registrerar du också kreditnota som utfärdats av leverantörer i inköpsboken. En kreditnota kan också utfärdas för volymrabatt, även om denna kredit kan gälla för ett antal inköp totalt, och kan därför inte spåras till en enskild köptransaktion.
Informationen i inköpsboken samlas periodiskt och bokförs till ett konto i huvudboken, vilket är känt som ett kontrollkonto. Kontokontot för inköpsbok används för att undvika att förstöra huvudboken med den enorma mängd information som vanligtvis lagras i inköpsboken. Omedelbart efter bokföring bör saldot i kontrollkontot matcha saldot i inköpsboken. Eftersom inga detaljerade transaktioner lagras på kontrollkontot, måste alla som vill undersöka inköpstransaktioner borra ner från kontrollkontot till inköpsboken för att hitta dem.
Innan du stänger böckerna och genererar finansiella rapporter i slutet av en bokföringsperiod måste du fylla i alla poster i inköpsboken, stänga redovisningen för den perioden och bokföra summan från inköpsboken till huvudboken.
Liknande termer
Inköpsboken är också känd som inköpslager eller underkonto.
