Trevägs matchning

Trevägsmatchning är en teknik för betalningsverifiering för att säkerställa att en leverantörsfaktura är giltig. När leverantörsavdelningen får en faktura från en leverantör matchar den följande information:

• Informationen på leverantören fakturerar en kopia av den relaterade inköpsordern som har skickats till den av inköpsavdelningen. Inköpsordern anger kvantiteten och priset som företaget går med på att köpa de varor eller tjänster som anges på leverantörens faktura.

• Leverantören fakturerar mottagande dokumentation som skickas till bokföringsavdelningen av den mottagande avdelningen, för att säkerställa att varorna har mottagits, att de är i rätt kvantitet och att de är i gott skick.

Således hänvisar begreppet "trevägsmatchning" till att matcha tre dokument - fakturan, inköpsordern och den mottagande rapporten - för att säkerställa att en betalning ska göras. Förfarandet används för att säkerställa att endast godkända inköp återbetalas, vilket förhindrar förluster på grund av bedrägeri och slarv.

Om den här trevägsmatchen avslöjar att leverantörsfakturan är i god ordning, behandlar den sk דערansvariga personalen fakturan för betalning. Om inte, kontaktar personalen leverantören angående eventuella problem som de hittat, vilket kan leda till att en reviderad faktura eller kanske en kreditnota av leverantören utfärdas.

Trevägsmatchkonceptet har problem. Det är mycket arbetskrävande och det kan vara svårt att samla in den information som krävs, vilket kan leda till försenade betalningar medan personalen som leverantörskontot söker efter saknad information. Förseningar kan irritera leverantörer och också hindra ett företag från att ta rabatter på tidig betalning. Du kan effektivisera trevägsmatchning genom att:

• Exklusive små dollar och återkommande fakturor från matchningskravet.

• Tillåta personalen att godkänna fakturor om priserna och enheterna som anges i leverantörsfakturan ligger inom några procent av de belopp som anges i inköpsordern.

Det finns också automatiska trevägsmatchningslösningar som kräver användning av helt integrerade resursplaneringssystem för företag, men även dessa lösningar kommer att starta vissa transaktioner för vilka den automatiska lösningen misslyckas, vilket kräver manuell undersökning av avvikelser. Dessa automatiserade system är så dyra att de inte är en lönsam lösning för mindre företag.