Ogiltig kontrolldefinition
En ogiltig check är en check som har annullerats. När den har upphört på lämpligt sätt kan en check inte användas. Det finns flera möjliga orsaker till en ogiltig kontroll, inklusive följande:
Det gick inte att fylla i kontrollen
Kontrollen var tom eller endast delvis ifylld
Kontrollen utfärdades av misstag
Kontrollen överlämnades av en anställd till en arbetsgivare för användning vid upprättandet av ett lönekonto för direktinsättning
I alla dessa fall betalas inte den ogiltiga checken.
En ogiltig check kan perforeras med en "Void" -stämpel, eller korsas ut, eller få "Void" skriven över den, strimlas eller helt enkelt lagras i en ogiltig kontrollfil. Det är bäst att permanent avlägsna eller förstöra en ogiltig check, så att ingen kan presentera den för en bank vid ett senare tillfälle och förvänta sig att få betalt för den. Om checken för närvarande inte är i företagets besittning, kontakta sedan banken och godkänn en stoppbetalning på checken (som banken tar ut en avgift för).
I redovisningssystemet skulle kontrollen ha registrerats när den ursprungligen skapades, så en omvänd post måste göras som debiterar (ökar) kontanter och krediterar (minskar) det konto som betalningen gäller. Således, om betalningen hade skett för en kostnad, skulle krediten gå till det relaterade utgiftskontot; om betalningen hade skett för att förvärva en tillgång skulle krediten vara till det relaterade tillgångskontot.
Om det finns ett checkregister, behövs reverseringsposten för att registrera eliminering av den redovisningstransaktion som är associerad med det kontrollnummer som är tryckt på checken.
I ett datoriserat redovisningssystem finns det vanligtvis ett menyalternativ för att annullera en check, eftersom detta är en tillräckligt vanlig aktivitet för att motivera att ha sin egen rutin.
