Grunderna för finansiell redovisning
Den här artikeln ger en översikt över grunderna för finansiell redovisning för icke-revisorn. Dess inriktning är mot att registrera finansiell information om ett företag.
Först, vad menar vi med "ekonomisk" redovisning? Detta hänvisar till registrering av information om pengar. Således kommer vi att prata om att utfärda en faktura till någon, liksom deras betalning av fakturan, men vi kommer inte att ta itu med någon förändring i värdet på ett företags totala verksamhet, eftersom den senare situationen inte innebär en specifik transaktion med pengar.
En "transaktion" är en affärshändelse som har en monetär inverkan, såsom att sälja varor till en kund eller köpa varor från en leverantör. I finansiell redovisning utlöser en transaktion registrering av information om de pengar som är involverade i händelsen. Till exempel skulle vi i bokföringen registrera sådana händelser (transaktioner) som:
Skulder från en långivare
Mottagande av en kostnadsrapport från en anställd
Mottagande av en faktura från en leverantör
Sälja varor till en kund
Återlämna moms till staten
Betala löner till anställda
Att lämna in löneskatter till regeringen
Vi registrerar denna information i "konton". Ett konto är en separat, detaljerad post om en viss post, såsom utgifter för kontorsmateriel eller kundfordringar eller leverantörsskulder. Det kan finnas många konton, varav de vanligaste är:
Kontanter . Detta är det nuvarande saldot på kontanter som innehas av ett företag, vanligtvis på check- eller sparkonton.
Kundfordringar . Det här är kreditförsäljning som kunderna måste betala för vid ett senare tillfälle.
Inventar . Detta är artiklar som finns i lager för eventuell försäljning till kunder.
Anläggningstillgångar . Det här är dyrare tillgångar som företaget planerar att använda i flera år.
Leverantörsskulder . Dessa är skulder som ska betalas till leverantörer som ännu inte har betalats.
Upplupna kostnader . Det här är skulder som verksamheten ännu inte har fakturerats för, men som de så småningom måste betala för.
Skuld . Detta är kontant lånat till verksamheten av en annan part.
Eget kapital . Detta är ägarintresset i verksamheten, vilket är grundkapitalet och eventuella efterföljande vinster som har behållits i verksamheten.
Intäkter . Detta är försäljning till kunder (både på kredit och kontant).
Kostnad för sålda varor . Detta är kostnaden för varor eller tjänster som säljs till kunder.
Administrativa kostnader . Det här är en mängd olika utgifter som krävs för att driva ett företag, till exempel löner, hyra, verktyg och kontorsmateriel.
Inkomstskatter . Det här är de skatter som betalas till regeringen på eventuella vinster som tjänats av företaget.
Hur anger vi information om transaktioner på dessa konton? Det finns två sätt att göra det:
Programmodulposter . Om du använder bokföringsprogramvara för att registrera finansiella redovisningstransaktioner kommer det antagligen att finnas onlineformulär som du kan fylla i för alla större transaktioner, till exempel att skapa en kund eller faktura eller registrera en leverantörsfaktura. Varje gång du fyller i ett av dessa formulär fyller programvaran automatiskt in kontona åt dig.
Journalposter . Du kan komma åt en journalbokningsformulär i din bokföringsprogramvara eller skapa en journalbokning för hand. Det finns mycket i journalposterna. Kort sagt måste en journalbokning alltid påverka minst två konton, med en debiteringspost mot ett konto och en kreditpost mot det andra. Det kan finnas många fler än bara två konton, men det totala beloppet av debiteringar måste motsvara det totala beloppet i krediter. Se artikeln om journalposter för mer information.
Kontona lagras i huvudboken. Detta är huvuduppsättningen för alla konton, där alla affärstransaktioner som har bokförts lagras med journalposter eller programvarumodulposter. Således är huvudboken din go-to-dokument för all detaljerad finansiell redovisningsinformation om ett företag.
Om du vill förstå detaljerna för ett visst konto, till exempel det aktuella beloppet av utestående kundfordringar, skulle du få tillgång till huvudboken för denna information. Dessutom har de flesta bokföringsprogramvarupaket ett antal rapporter som ger dig bättre insikt i verksamheten än att bara läsa igenom räkenskaperna. I synnerhet finns det åldersredovisnings- och åldersredovisningsrapporter som är användbara för att bestämma den aktuella listan över ej inkasserade kundfordringar respektive obetalda kundfordringar.
Huvudboken är också källedokumentet för de finansiella rapporterna. Det finns flera finansiella rapporter, som är:
Balansräkning . Denna rapport visar tillgångar, skulder och eget kapital från och med rapportdagen.
Resultaträkning . Denna rapport visar intäkter, kostnader och vinst eller förlust för verksamheten under en viss tidsperiod.
Kassaflödesanalys . Denna rapport visar de kontantinflöden och utflöden som genereras av verksamheten under en viss tidsperiod. Den kan formateras med direktmetoden eller den indirekta metoden.
Andra mindre använda delar av finansiella rapporter är redovisningen av balanserade vinstmedel och ett stort antal medföljande upplysningar.
Sammanfattningsvis har vi visat att finansiell redovisning innefattar registrering av affärstransaktioner i konton, som i sin tur sammanfattas i huvudboken, som i sin tur används för att skapa finansiella rapporter.
