Testbalansfel
Försöksbalansen är en sammanfattning av listan över debet- eller kreditbeloppet på varje konto. Du använder normalt den ursprungliga, eller ojusterade, provbalansen av två skäl:
För att säkerställa att summan av alla debiteringar är lika med summan av alla krediter och därigenom säkerställa att alla underliggande transaktioner är i balans.
Att använda som utgångspunkt för att justera poster som kommer att bringa informationen i testbalansen i överensstämmelse med en redovisningsram, såsom Allmänt accepterade redovisningsprinciper eller International Financial Reporting Standards.
Den här ojusterade testbalansen kan innehålla ett antal fel, varav endast ett fåtal är lätta att upptäcka i rapportbalansformatet. Här är de vanligaste felen med förslag på hur du hittar dem:
Inlägg gjorda två gånger . Om en post görs två gånger kommer testbalansen fortfarande att vara i balans, så det är inte ett bra dokument för att hitta det. Istället för en pågående transaktion kan du behöva vänta på att problemet löser sig själv. Till exempel kommer en dubblettfaktura till en kund att avvisas av kunden, medan en dubblettfaktura från en leverantör (förhoppningsvis) kommer att ses under fakturagodkännandeprocessen.
Inlägg som inte gjorts alls . Omöjligt att hitta på testbalansen, eftersom det inte finns (!). Din bästa satsning är att hålla en checklista med standardposter och kontrollera att alla har gjorts.
Inmatningar till fel konto . Detta kan framgå med en snabb blick på testbalansen, eftersom ett konto som tidigare inte hade något saldo nu har ett. Annars är den bästa korrigeringsformen förebyggande - använd standardmallar för journalbokningar för alla återkommande poster.
Omvända poster . En post för en debitering kan av misstag registreras som en kredit och tvärtom. Det här problemet kan vara synligt på testbalansen, särskilt om posten är tillräckligt stor för att ändra tecknet på en slutbalans till det motsatta av sitt vanliga tecken.
Transponerade nummer . Siffrorna i ett nummer kan ha bytts ut. Detta är lätt att hitta eftersom den underliggande posten är obalanserad och därför inte borde ha accepterats av bokföringsprogramvaran. Om ett manuellt system används måste bokföringssumman jämföras med summan i testbalansen. Denna fråga avser följande.
Obalanserade poster . Detta listas senast eftersom det är omöjligt i en datoriserad miljö där poster måste balanseras eller systemet inte accepterar dem. Om du använder ett manuellt system visas problemet i kolumntotalen för testbalansen. Att lokalisera den exakta posten är dock mycket svårare och kommer att kräva en detaljerad granskning av varje post, eller åtminstone av summan i varje dotterbok som rullar in i huvudboken.
Var noga med att korrigera ett fel, se till att du använder en tydligt märkt journalpost med stödjande dokumentation, så att någon annan kan spåra igenom ditt arbete vid ett senare tillfälle.
