Faktureringsförfarande

Följande faktureringsförfarande behandlar tre uppgifter i faktureringsprocessen, vilket innebär att man samlar in den information som behövs för att skapa en faktura, skapa fakturor och utfärda dem till kunder.

Granska faktureringsinformation (Billing Clerk)

1. Gå till den dagliga leveransloggen i datorsystemet.
2. Skanna informationen för varje sändning för att säkerställa att den är redo för fakturering. I så fall flagga posterna som fakturerbara transaktioner.
3. Gå till faktureringsmodulen och ta fram förhandsgranskningsskärmen för varje potentiell faktura som ska skrivas ut.
4. Kontrollera att alla priser har godkänts av orderingångspersonalen. Om inte, matcha de angivna priserna mot den officiella företagsprislistan och få godkännande för eventuella avvikelser från den här listan.
5. Lägg till en fraktavgift, såvida inte ordern är flaggad som förbetald eller för att hämtas av kunden.
6. Kontrollera att koden för kundens moms är korrekt och justera den vid behov.

Skriv ut fakturabatch (fakturering)

1. Välj alternativet i faktureringsprogramvaran för att skriva ut alla flaggade fakturor.
2. Placera företagets officiella faktureringsformulär i skrivaren.
3. Kör ett testutskrift för att säkerställa att faktureringsblanketterna är korrekt placerade i skrivaren.
4. Skriv ut hela fakturapartiet och kontrollera att de har skrivits ut korrekt.

Förbered och skicka fakturor (fakturering)

1. Om fakturorna finns i flera exemplar, spräng kopiorna och behåll de angivna exemplaren.
2. Fyll fakturaversionen som är avsedd för kunder i kuvert.
3. Stämpla "Adresskorrigering begärd" på faktureringskuvern.
4. Leverera faktureringskuvern till postrummet för utskick.

Arkivfakturakopior (fakturering)

1. Arkivera de kvarhållna fakturakopiorna efter behov, antingen genom fakturanummer eller kundnamn.