Korrigera inmatning
En korrigerande post är en journalpost som görs för att fixa en felaktig transaktion som tidigare hade registrerats i huvudboken. Exempelvis kan den månatliga avskrivningen ha gjorts felaktigt på amorteringskostnadskontot. Om så är fallet är den korrigerande posten att flytta posten till avskrivningskonto genom att kreditera amorteringskostnadskontot och debitera avskrivningskontokontot. Alternativt kunde den ursprungliga posten ha återförts och ersatts med en ny post som korrekt debiterar avskrivningskontot.
Korrigering av poster görs vanligtvis bara av den mer erfarna bokföringspersonalen, eftersom de har en bättre förståelse för redovisningssystemet och effekten av att göra särskilda journalposter på de finansiella rapporterna. Det kan vara meningsfullt att låta den registeransvarige godkänna alla föreslagna korrigeringsposter innan de görs, för att säkerställa att en andra person verifierar att en post kommer att ha den avsedda effekten.
Det är särskilt viktigt att fullständigt dokumentera en korrigeringspost, eftersom dessa artiklar är särskilt svåra att förstå efter en tid. Detta innebär att bifoga till varje dokumentation för det ursprungliga felet, samt anteckningar om hur korrigeringsposten är avsedd att fixa det ursprungliga felet. Dokumentation är särskilt värdefull om det verkar troligt att företagets revisorer senare kommer att granska en korrigerande post.
En korrigerande post bör göras så snart ett fel upptäcks och utvärderas. Annars är det mycket troligt att posten aldrig kommer att korrigeras; detta beror på att felkorrigering faller utanför det normala flödet av transaktionsbehandling, så det finns ingen arbetskalender eller procedur som övervakar om dessa transaktioner bedrivs.
Det är mycket tidskrävande att korrigera poster. Följaktligen kan det vara vettigt att spåra antalet korrigerande poster som gjorts per månad för att se om de underliggande problemen som orsakar dessa poster har lösts. Om så är fallet kommer det att finnas mindre behov av att korrigera poster och bokföringspersonalen kommer att ha mer tid för andra uppgifter.
