Kontroller för kundfordringar

Kontroller över kundfordringar börjar verkligen med den första skapandet av en kundfaktura, eftersom du måste minimera flera problem under skapandet av kundfordringar innan du kan ha en omfattande uppsättning kontroller över denna nyckeltillgång. Kontroller spänner sedan över korrekt underhåll av kundfordringar och elimineras genom antingen betalningar från kunder eller generering av kreditnota. De viktigaste kontrollerna att överväga är:

• Kräva kreditgodkännande före leverans . Du kommer att ha problem med att samla in kundfordringar om en order skickas till en kund med dålig kreditbetyg. Kräva därför kreditavdelningens undertecknade godkännande för alla försäljningsorder över ett visst dollarbelopp.
• Kontrollera avtalsvillkoren . Om det finns ovanliga betalningsvillkor, kontrollera dem innan du skapar en faktura. I annat fall kommer kundfordringar att innehålla fakturor som kunder vägrar att betala.
• Korrekturläst fakturor . Om en faktura för ett stort belopp innehåller ett fel kan kunden hålla inne betalningen tills du skickar en reviderad faktura. Överväg att kräva korrekturläsning av större fakturor för att mildra detta problem.
• Auktorisera kreditnota . Människor som har tillgång till inkommande kundbetalningar kan fånga inkommande kontanter och sedan skapa en kreditnota för att täcka deras spår. Ett steg för att förebygga detta problem är att kräva ett formellt godkännande av en chef för kreditnota, som sedan verifieras av internrevisionspersonalen vid ett senare tillfälle. Ta inte denna kontroll till ytterligheter och kräva godkännande för extremt små kreditnota - låt bokföringspersonalen skapa små utan godkännande, bara för att rensa upp små återstående kontosaldon.
• Begränsa åtkomsten till faktureringsprogramvaran . Som just nämnts kan någon fånga inkommande betalningar från kunder och dölja stölden med en kreditnota. Du bör lösenordsskydda åtkomst till faktureringsprogramvaran för att förhindra olaglig generering av kreditnota.
• Segregerade uppgifter . Som just nämnts borde ingen kunna hantera inkommande kundbetalningar och skapa kreditnota, annars kommer de att kunna ta pengarna och täcka sina spår med kreditnota. Tilldela därför dessa uppgifter till olika personer.
• Granska kundfordringar . Kundfordringstransaktioner går nästan alltid genom en försäljningsjournal i redovisningsprogrammet som genererar sina egna bokföringsposter. Därför bör det nästan aldrig finnas någon manuell journalföring på kundfordringskontot. Du bör undersöka dessa poster noggrant.
• Granska fakturapaket . När fakturorna har slutförts bör det finnas ett paket i filen som innehåller försäljningsorder, kreditbehörighet, fraktbrev och en fakturakopia. Internrevisionspersonalen bör granska ett urval av dessa paket för att verifiera att fakturaföretagaren korrekt granskat allt stödjande pappersarbete och genererat en faktura korrekt.
• Matcha fakturering till fraktlogg . Det är möjligt att artiklar skickas utan motsvarande faktura, eller tvärtom. För att upptäcka dessa situationer, låt internrevisionspersonalen jämföra fakturering med transportloggen och undersöka eventuella skillnader.
• Granska tillämpningen av kontantkvitton . Bokföringspersonalen kan felaktigt tillämpa kvitton på öppna fakturor, kanske inte ens tillämpa dem på rätt kunders konton. Låt internrevisionen regelbundet spåra ett urval kontantkvitton till kundfakturor för att verifiera korrekt kontantapplikation.

Dessa poster utgör de grundläggande kontrollerna för kundfordringar. Ett företag med ett specialiserat fordringssystem kan behöva implementera ytterligare kontroller eller kanske inte behöva några av de poster som anges här.