Hur man skapar ett system för leverantörsskulder
Ett leverantörssystem betalar räkningarna för ett företag på ett organiserat sätt. Målet med detta system är att göra betalningar i rätt tid och att betala rätt belopp till rätt leverantörer. Följande steg kan användas för att ställa in ett sådant system:
Välj programvara . Köp ett regelbundet programvara för redovisning som innehåller en modul för leverantörsreskontra. Leta efter sådana standardfunktioner som möjligheten att ställa in standardbetalningsinformation för varje leverantör, upptäcka dubbletter av fakturor, dra nytta av rabatter vid tidig betalning och göra elektroniska betalningar.
Ställ in leverantörer . Ange i leverantörens huvudfil i programvaran namnen, adresserna, betalningsvillkoren och standardbokskonton som gäller för varje leverantör.
Ange fakturor . Ange varje faktura i systemet med leverantörsskulder. Att göra detta inkluderar att ange fakturadatum (inte mottagningsdatum) och betalningsbeloppet.
Godkänn fakturor . Skapa ett system för att antingen få chefer att godkänna varje leverantörsfaktura individuellt när den anländer, eller använd negativa godkännanden, där chefer endast måste meddela leverantörspersonalen om de inte godkänner en betalning. Ett arbetsflödeshanteringssystem kan integreras i systemet för att spåra status för godkännanden.
Schemalägg betalning . Gör en testkörning för att skriva ut en lista över alla fakturor som ska betalas från programvaran och kontrollera att rapporten innehåller alla fakturor som ska betalas inom det valda datumintervallet.
Testa en kontrollkörning . Kryssa för alla godkända betalningar i programvaran och skriv ut ett antal kontroller för att betala för dessa fakturor. Se till att systemet endast betalar de valda kontrollerna.
Signera kontroller . Utse en person som ska vara den primära checkunderskrivaren, liksom en annan person som ska vara reservkontrollsignatorn. Informera dessa personer om sina uppgifter när de granskar reservdokumentationen som bifogas varje kontroll.
De föregående stegen täcker de grundläggande åtgärderna som är involverade i hur man behandlar leverantörsskulder genom ett leverantörsskulderingssystem. Följande ytterligare föremål kan införlivas i den:
Trevägs matchning . Det kan vara nödvändigt att ha en betalningsansvarig som matchar leverantörsfakturor till företagets relaterade inköpsorder och eventuella mottagande dokument. Denna matchning kan behövas för att säkerställa att företaget endast betalar för korrekt auktoriserade och mottagna föremål.
Kostnadsrapporter . Ställ in ett system som kräver att anställda skickar in formulär för utgiftsrapporter, som bifogas kvitton för alla föremål de köpt. Detta system kan innehålla en uppsättning resepolicyer som styr vilka utgifter som ska ersättas.
Upphandlingskort . Ställ in ett system enligt vilket upphandlingskort utfärdas till ett urval av anställda som har rätt att göra inköp med korten på företagets vägnar. Inkludera procedurer för granskning av kortuttalanden för fel och skicka fullständiga granskningar till betalningspersonalen för betalningshantering.
Det kan också vara nödvändigt att lägga till ett urval av kontroller i systemet med leverantörer för att minska risken för överdrivna betalningar.
